Wie Software-Robots Maus und Tastatur bedienen

Die Analysten von Gartner und andere Experten gehen davon aus, dass Robotic Process Automation (RPA) in den kommenden Jahren erheblich dazu beitragen wird, dass Prozesskosten gesenkt, Tippfehler reduziert, Abläufe beschleunigt und Applikationen besser integriert werden. Doch was genau ist robotergesteuerte Prozessautomation, wo setzt sie an, welche Abläufe lassen sich verbessern und warum existiert der derzeitige Hype um diese Technologie? Diesen Fragen widmen wir uns im folgenden Beitrag.

Hal Hodson schreibt für „New Scientist“, eine in England erscheinende wissenschaftliche Zeitschrift, die die Auswirkungen von Wissenschaft, Forschung und Technik auf die Arbeitswelt und die Gesellschaft untersucht. Dort berichtete er bereits 2015 in einem Artikel nicht nur, wie Roboter in der Fertigung Berufe eliminieren oder verändern, sondern auch, wie Software ohne Hardware in der Lage ist, Aufgaben von Menschen zu übernehmen. Diese Technologie ist derzeit in aller Munde.

Künstliche Intelligenz (KI) liefert die Grundlage dafür: Intelligente Programme sind in der Lage, Ereignisse an der Benutzerschnittstelle von Softwaresystemen auszulösen. Sie imitieren Tastatureingaben und Mausklicks so, dass ERP-, CRM- und andere Systeme, die eigentlich dafür konzipiert sind, von Menschen bedient zu werden, von „Software-Robots“ bearbeitet werden können. Die Verantwortlichen in den Unternehmen und Verwaltungen versprechen sich davon Prozessoptimierungen und Einsparungen.

Mit RPA Produktionsprozesse ganzheitlich optimieren

In der Fertigungsindustrie kennt man das schon lange: Unter dem Schlagwort „Industrie 4.0“ werden menschliche und maschinelle Arbeiten miteinander verknüpft und die industrielle Produktion mit der Informationstechnologie verzahnt. Wenn Fertigungsroboter, Logistik und gesamte Maschinenanlagen miteinander kommunizieren, lassen sich Produktionsprozesse ganzheitlich optimieren. Denn spezialisierte Maschinen können eintönige und repetitive Arbeiten weitaus schneller und zuverlässiger ausführen als Menschen. Mit RPA soll diese Automation den Weg von den Industrieanlagen in die Büros finden.

Drehbücher geben Arbeitsanweisungen

„Software-Robots“ können Routineeingaben, einfache Entscheidungen und Bewertungen von Sachbearbeitern übernehmen. In der ersten Phase schaut der Robot dem Bediener sozusagen über die Schulter und lernt den Ablauf seiner Tätigkeit. Er „beobachtet“, welche Felder wie gefüllt, welche Buttons angeklickt und in welcher Reihenfolge beispielsweise Inhalte von einem System in ein anderes übertragen werden müssen. Anschließend kann der verantwortliche Sachbearbeiter die Aufzeichnungen des Robots bearbeiten, einzelne Eingaben maskieren oder anpassen. So entsteht für einen automatisierbaren Arbeitsabschnitt ein Drehbuch mit genauen Anweisungen. Das Ergebnis ähnelt dem, was viele von uns als Macro in Excel oder Word kennen. Im Gegensatz zu den Macros sind die „RPA-Drehbücher“ nicht auf ein System beschränkt, sondern können anwendungsübergreifend Abläufe in verschiedenen Applikationen synchronisieren und automatisieren. In der dritten Phase ist der Robot bereits in der Lage, die Anweisungen wieder und wieder abzuarbeiten: entweder zeitgesteuert, durch Ereignisse ausgelöst oder von Menschen gestartet.

RPA-Systeme sind ausgereift und einsatzbereit

Unternehmen haben so die Möglichkeit, Routinetätigkeiten zurückholen, die sie in den vergangenen Jahren oft durch Outsourcing in Billiglohnländer verlagert haben. RPA-Systeme können lokal „angelernt“ und trainiert werden. Viele Aufgaben, die Menschen mit Tastatur und Maus ausführen, lassen sich automatisieren. Die aktuellen RPA-Systeme sind bereits weit ausgereift. Leistungsfähige KI-Mechanismen meistern heute auch komplexere Aufgabenstellungen wie etwa unterschiedliche Auflösungen oder Darstellungen, benutzerspezifische Einstellungen der Anwender oder Neuerungen nach Migration einzelner Applikationen. So bieten Software-Robots wertvolle Unterstützung für Unternehmen, was die Nachfrage rasant ansteigen lässt.

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