Die Analysten von Gartner und andere Experten gehen davon aus, dass Robotic Process Automation (RPA) in den kommenden Jahren erheblich dazu beitragen wird, dass Prozesskosten gesenkt, Tippfehler reduziert, Abläufe beschleunigt und Applikationen besser integriert werden. In einem früheren Blogbeitrag haben wir uns mit der Frage beschäftigt, was RPA ist. In diesem Beitrag definieren wir mögliche Einsatzszenarien und decken auf, welche Abläufe mithilfe dieser Technologie optimiert werden können.
Die Software AG beschäftigt sich seit vielen Jahren mit der Analyse, Optimierung und Automatisierung von Prozessen. Allerdings liegt der Schwerpunkt heute weniger auf den APIs der zu automatisierenden Systeme, sondern auf deren Benutzeroberfläche. Viele Aufgaben können auch weiterhin nur durch API-Calls automatisiert werden, andere nur durch RPA-Scripte. Darüber hinaus gibt es Aufgabenstellungen, bei denen beide Ansätze in Kombination zu einer guten Lösung führen. Die Anwender haben dann die Wahl und können die für sie am besten passende Option auswählen. Deshalb wurde die Digital Business Platform der SAG um RPA-Fähigkeiten erweitert. In Partnerschaft mit Kryon Systems, einem Anbieter innovativer, intelligenter RPA-Lösungen, stellt die Software AG nun die komplette Technologie für alle Varianten der Prozess-Automatisierung und -Optimierung zur Verfügung.
Integration zweier Ansätze
Wenn es um Performance und Skalierung geht, wird weiterhin der Weg über die Programmier-Schnittstellen der einzig richtige sein. API-Calls benötigen in der Regel nur einen Bruchteil der Rechenleistung, die für Benutzer-Interaktion auf UI-Ebene notwendig ist. Insbesondere mehrere Rückgabewerte skalieren nur über APIs. Will man beispielsweise in einem Genehmigungsverfahren Informationen aus verschiedenen Systemen zusammentragen und in einzelnen Feldern anzeigen, lassen sich die dafür notwendigen Zugriffe direkt auf der Datenbank oder via API-Call in Sekundenbruchteilen ausführen und bereitstellen. Eine Anmeldung auf UI-Ebene in diversen Systemen, gefolgt von der Navigation zu den jeweils gesuchten Stellen und eine Übernahme der Daten würde selbst in einem RPA-automatisierten Vorgehen ein Vielfaches an Zeit und Systemressourcen erfordern.
Auch wenn ein Anwender etwa die Verfügbarkeit und Preise von Flügen oder Hotels bei diversen Anbietern in deren jeweiligen Info- und Buchungssystemen sucht, ist der Weg über Programmier-Schnittstellen unschlagbar schnell. Im Vergleich würden RPA-Robots dafür einige Minuten brauchen. Geht es jedoch darum, die Kennzahl eines gefundenen Angebots in das Buchungssystem der Airline oder Hotelkette zu übernehmen, ist RPA eine wertvolle Hilfe.
Robots lernen von IT-Experten
Die Zielgruppe beider Optimierungsverfahren ist unterschiedlich. Ein BPMS wie die Digital Business Platform wendet sich primär an IT-Experten und unterstützt IT-affine Nutzer dabei, Prozesse in den Fachabteilungen zu optimieren. RPA-Systeme zielen in der Regel auf die Mitarbeiter der Fachabteilungen, werden aber erfahrungsgemäß nur von Prozess-Experten mit IT-Know-How ideal genutzt. Verfügt ein Anwender über zu wenig oder keine IT-Erfahrung, kann er das Potenzial nicht voll ausschöpfen. Deshalb sollten Robots von IT-Experten trainiert werden. Das Ergebnis erfolgreicher BPMS-Prozesse und idealer RPA-Scripte ist dasselbe: optimal automatisierte Prozesse mit Einsparungen bei Zeit und Aufwand sowie einer geringen Fehlerrate. Jedoch kommt kein Ansatz ohne den jeweils anderen aus. In den meisten Fällen ist die Mitarbeit der IT-Abteilung und ihrer Fachleute sinnvoll und erforderlich.
Der aktuelle Hype um RPA erklärt sich aus der hohen Reife der angebotenen Systeme und dem großen Optimierungspotenzial, das sich daraus ergibt. Die Leistungsmöglichkeiten sind groß, jedoch ist Dunkelverarbeitung auf Programmebene nötig. Klassische BPM-Methoden für die Dunkelverarbeitung und neue RPA-Verfahren für Prozessschritte auf der Oberfläche ergänzen sich sehr gut, denn sie überlagern sich kaum und bieten in Kombination die ideale Hilfestellung fürs Büro.
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Die Analysten von Gartner und andere Experten gehen davon aus, dass Robotic Process Automation (RPA) in den kommenden Jahren erheblich dazu beitragen wird, dass Prozesskosten gesenkt, Tippfehler reduziert, Abläufe beschleunigt und Applikationen besser integriert werden. Doch was genau ist robotergesteuerte Prozessautomation, wo setzt sie an, welche Abläufe lassen sich verbessern und warum existiert der derzeitige Hype um diese Technologie? Diesen Fragen widmen wir uns im folgenden Beitrag.
Hal Hodson schreibt für „New Scientist“, eine in England erscheinende wissenschaftliche Zeitschrift, die die Auswirkungen von Wissenschaft, Forschung und Technik auf die Arbeitswelt und die Gesellschaft untersucht. Dort berichtete er bereits 2015 in einem Artikel nicht nur, wie Roboter in der Fertigung Berufe eliminieren oder verändern, sondern auch, wie Software ohne Hardware in der Lage ist, Aufgaben von Menschen zu übernehmen. Diese Technologie ist derzeit in aller Munde.
Künstliche Intelligenz (KI) liefert die Grundlage dafür: Intelligente Programme sind in der Lage, Ereignisse an der Benutzerschnittstelle von Softwaresystemen auszulösen. Sie imitieren Tastatureingaben und Mausklicks so, dass ERP-, CRM- und andere Systeme, die eigentlich dafür konzipiert sind, von Menschen bedient zu werden, von „Software-Robots“ bearbeitet werden können. Die Verantwortlichen in den Unternehmen und Verwaltungen versprechen sich davon Prozessoptimierungen und Einsparungen.
Mit RPA Produktionsprozesse ganzheitlich optimieren
In der Fertigungsindustrie kennt man das schon lange: Unter dem Schlagwort „Industrie 4.0“ werden menschliche und maschinelle Arbeiten miteinander verknüpft und die industrielle Produktion mit der Informationstechnologie verzahnt. Wenn Fertigungsroboter, Logistik und gesamte Maschinenanlagen miteinander kommunizieren, lassen sich Produktionsprozesse ganzheitlich optimieren. Denn spezialisierte Maschinen können eintönige und repetitive Arbeiten weitaus schneller und zuverlässiger ausführen als Menschen. Mit RPA soll diese Automation den Weg von den Industrieanlagen in die Büros finden.
Drehbücher geben Arbeitsanweisungen
„Software-Robots“ können Routineeingaben, einfache Entscheidungen und Bewertungen von Sachbearbeitern übernehmen. In der ersten Phase schaut der Robot dem Bediener sozusagen über die Schulter und lernt den Ablauf seiner Tätigkeit. Er „beobachtet“, welche Felder wie gefüllt, welche Buttons angeklickt und in welcher Reihenfolge beispielsweise Inhalte von einem System in ein anderes übertragen werden müssen. Anschließend kann der verantwortliche Sachbearbeiter die Aufzeichnungen des Robots bearbeiten, einzelne Eingaben maskieren oder anpassen. So entsteht für einen automatisierbaren Arbeitsabschnitt ein Drehbuch mit genauen Anweisungen. Das Ergebnis ähnelt dem, was viele von uns als Macro in Excel oder Word kennen. Im Gegensatz zu den Macros sind die „RPA-Drehbücher“ nicht auf ein System beschränkt, sondern können anwendungsübergreifend Abläufe in verschiedenen Applikationen synchronisieren und automatisieren. In der dritten Phase ist der Robot bereits in der Lage, die Anweisungen wieder und wieder abzuarbeiten: entweder zeitgesteuert, durch Ereignisse ausgelöst oder von Menschen gestartet.
RPA-Systeme sind ausgereift und einsatzbereit
Unternehmen haben so die Möglichkeit, Routinetätigkeiten zurückholen, die sie in den vergangenen Jahren oft durch Outsourcing in Billiglohnländer verlagert haben. RPA-Systeme können lokal „angelernt“ und trainiert werden. Viele Aufgaben, die Menschen mit Tastatur und Maus ausführen, lassen sich automatisieren. Die aktuellen RPA-Systeme sind bereits weit ausgereift. Leistungsfähige KI-Mechanismen meistern heute auch komplexere Aufgabenstellungen wie etwa unterschiedliche Auflösungen oder Darstellungen, benutzerspezifische Einstellungen der Anwender oder Neuerungen nach Migration einzelner Applikationen. So bieten Software-Robots wertvolle Unterstützung für Unternehmen, was die Nachfrage rasant ansteigen lässt.
Erfahren Sie hier mehr über mögliche Einsatzszenarien von Software-Robots. Wenn Sie mehr über das RPA-Angebot der Software AG erfahren möchten, klicken Sie hier.
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