Ob in der Gesellschaft, im Geschäftsleben oder im privaten Umfeld – bei Veränderungen sind schnelle Reaktionen gefragt. Denn nur so lassen sich Auswirkungen und Risiken in Grenzen halten.
In der Geschäftswelt haben Sie bestimmt schon längst damit begonnen, die nötigen Vorkehrungen zu treffen, damit Ihr Unternehmen möglichst normal weiterlaufen kann – auch wenn „Business as usual“ derzeit undenkbar ist. Mit unseren zehn Business-Continuity-Tipps möchten wir Sie in dieser fordernden Zeit unterstützen.
1. Reagieren Sie schnell, und reagieren Sie richtig
Nehmen Sie sich Zeit, um die Lage zu erfassen und Risiken zu bewerten. Legen Sie Prioritäten fest. Und dann: Handeln Sie!
2. Behalten Sie den Überblick
Sprechen Sie zur rechten Zeit mit den richtigen Personen. Wenn ein Notfall eintritt, brauchen diese einen gut strukturierten Plan sowie Anweisungen aus der Führungsebene.
3. Machen Sie einen Plan – oder besser zwei
Bereiten Sie Maßnahmen vor, stellen Sie eine Taskforce auf, planen Sie die Kommunikation. Und erstellen Sie für alle Fälle gleich noch einen Back-up-Plan.
4. Kommunizieren Sie so viel wie möglich
Beziehen Sie die Führungsebene ein, halten Sie Ihre Teams auf dem Laufenden, informieren Sie Ihre Kunden. Benennen Sie eine Sprecherin oder einen Sprecher. Hören Sie aufmerksam zu. Hinweise und Ratschläge können von überall kommen.
5. Bauen Sie das passende Team auf
Der Erfolg einer Taskforce hängt von ihren Mitgliedern ab. Sie brauchen Menschen, die anpacken – mit starker Führungspersönlichkeit und Innovationskraft.
6. Begrenzen Sie die Auswirkungen für Ihre Kunden
Kümmern Sie sich gut um Ihre Kunden. So sichern Sie sich deren Vertrauen, jetzt und in Zukunft.
7. Bilden Sie Ihre Teams aus
Sorgen Sie dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern die neuen Arbeitsmethoden – unabhängig von deren Position und Einsatzort.
8. Treffen und dokumentieren Sie sichere Entscheidungen
Wenn die jetzige Situation überstanden ist, werden Gesetze und Vorschriften nach wie vor gültig sein. Ebenso werden Verstöße ihre Folgen haben. Halten Sie bei der Dokumentation Ihrer Entscheidungen die Richtlinien und Verfahren ein.
9. Planen Sie für die Zeit danach
Gutes Krisenmanagement ist auf künftige Stärken ausgerichtet. Machen Sie sich startklar. Legen Sie eine Strategie für die Zeit nach der Krise fest. Und pflegen Sie die Kommunikation weiter.
10. Bereiten Sie sich auf die nächste Krise vor
Lernen Sie aus Ihren Erfahrungen. Passen Sie die Geschäftsabläufe an, um in Zukunft noch besser gewappnet zu sein.
Ihnen ist vielleicht aufgefallen, dass unsere Tipps alle mit Prozessen zu tun haben: Änderung von Prozessen, Kommunikationsprozesse, Ausrichtung von Prozessen auf Unbekanntes. Es gilt, ihre Prozesse zu analysieren, entsprechend zu agieren, die Prozesse anzupassen und Resilienz aufzubauen: Analyze, Act, Adapt, Achieve. Weitere Informationen zu den „4 As“ finden Sie in dieser Infografik. Teilen Sie die 4As gerne mit Ihren Peers!
Seien Sie effektiv. Seien Sie proaktiv. Seien Sie flexibel. Und, ganz wichtig: Bewahren Sie die Ruhe, und halten Sie an Ihren Business-Continuity-Plänen fest.
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Auf was würden Sie lieber setzen: einen Tanker, der sich nur schwerfällig bewegt, oder ein Schnellboot, das wendig durchs Wasser flitzt und bei Bedarf auch mal einen schnellen Haken schlägt? In der Software-Entwicklung entspricht Standardsoftware dem Tanker.
Viele Unternehmen setzen für ihre großen Anwendungen wie Logistik, Warenwirtschaftssystem und Data Warehouse etablierte Produkte von der Stange ein. Doch da jedes Unternehmen individuelle Prozess-Strukturen hat, müssen die Standards zunächst angepasst werden. Das ist oft aufwändiger und teurer als anfangs gedacht. Zudem erfolgen Änderungen in Release-Zyklen, die zwischen sechs und achtzehn Monaten dauern können. Schnell mal etwas optimieren oder korrigieren? Fehlanzeige! Doch wer kann sich solche Verzögerungen noch leisten, wenn er eigentlich schon vorgestern mit seinem neuen Produkt auf dem Markt sein wollte?
Eine prozessorientierte Software-Entwicklung ist gefragt
Statt dreistellige Millionenbeträge zu investieren, um Standardsoftware aufwändig an die Unternehmens-Prozesse anzupassen, ist es oft rentabler, gleich eigene Software zu entwickeln, die auf den individuellen Workflows aufsetzt. Wer in Prozessen denkt statt in Release-Zyklen, kommt schneller und besser ans Ziel. Dafür ist es zunächst erforderlich, sich über die eigenen Business-Prozesse klar zu werden und sie zu modellieren, um sie anschließend in die einzelnen Schritte zu gliedern und passgenau in der Software umzusetzen. Auch die Anwender profitieren später davon, weil sie auf ihrem Bildschirm genau die Arbeitsschritte sehen, die sie brauchen – und das in genau der Reihenfolge, wie sie sie brauchen. Sie müssen sich nicht in einer komplizierten Standard-Eingabemaske zurechtfinden und keine Schulung absolvieren, um klarzukommen.
Eine digitale Business-Plattform unterstützt die digitale Transformation
Mit einer digitalen Business-Plattform ist es möglich, Prozesse zu planen und nahtlos in der Entwicklung umzusetzen, ohne dass dabei Medienbrüche entstehen. Dank modularem Aufbau können Entwickler Software-Bausteine wiederverwenden, sodass sich der Aufwand deutlich reduziert. Wenn man bedenkt, dass 75 bis 85 Prozent der Funktionen von Anwendungen Software-seitig identisch sind, ist das eine erhebliche Ersparnis. So lässt sich ein neuer Prozess oft schon innerhalb von wenigen Wochen statt Monaten implementieren. Unternehmen können zudem jederzeit Änderungen vornehmen, auch wenn ein Prozess bereits läuft.
Wer nicht auf Grund laufen will, muss umdenken!
Business-Prozesse sind etwas Dynamisches und erfordern in der Software-Umsetzung eine Herangehensweise, die schnelle und flexible Veränderungen ermöglicht. Standardsoftware bewegt sich dagegen nur behäbig. Am Ende muss jeder selbst für sich entscheiden, ob er lieber auf einen Tanker oder auf ein Schnellboot setzt.
Erfahren Sie hier mehr über die Digital Business Platform der Software AG.
Letztes Jahr etablierte die Software AG einen Wissenschaftlichen Beirat. Das Gremium bietet der Software AG durch seine wissenschaftliche Perspektive wertvolle Impulse für (potenzielle) neue Technologietrends. In dieser Artikel-Serie beleuchten die Experten ihre Forschungsgebiete und geben einen kurzen Ausblick, wie sich diese künftig entwickeln werden. Prof Dr.-Ing. habil. Peter Liggesmeyer befasst sich als Leiter des Fraunhofer-Instituts IESE und als Leiter der Arbeitsgruppe “Software Engineering: Dependability” der Technischen Universität Kaiserslautern mit den Themen Qualitätssicherung und Qualitätsmanagement, Objektorientierte Entwicklungsmethoden für technische Software, Softwarequalität in technischen Systemen, Sicherheit, Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit.
Prof. Dr.-Ing. habil. Peter Liggesmeyer
„Smart Ecosystems“ sind heterogene Systeme, die ehemalige Insellösungen für die Steuerung von Geschäftsprozessen (IT-Systeme) und technischen Prozessen (eingebettete Systeme) aufbrechen und als integrierte Gesamtlösung ganzheitlich nutzbar machen. Die daraus resultierenden Systeme sind umfangreich, heterogen, offen und verändern sich zur Laufzeit autonom. Menschen sind nicht oder nur eingeschränkt in der Lage, in diese Systeme steuernd einzugreifen, weil es ihnen an Übersicht oder auch Reaktionsgeschwindigkeit mangelt oder unwirtschaftlich wäre. Die Systeme müssen im Wesentlichen autonom agieren und dabei Qualitätseigenschaften – beispielsweise Safety – beachten. Als Grundlage für autonome Entscheidungen müssen ihnen geeignete Modelle zur Verfügung stehen, die aufgrund ihrer dynamischen Veränderlichkeit anders beschaffen sein müssen als die Systemmodelle, die aktuell Stand der Technik sind. Sie müssen durch die Systeme selbst zur Laufzeit ausgewertet werden können, um etwa zu entscheiden, ob eine neue Systemkonfiguration sicher ist. Derartige Fragestellungen haben bisher Menschen zur Entwicklungszeit von Systemen entschieden mit der Konsequenz, dass eine geeignete Konfiguration während des Betriebs nicht verändert werden durfte.
„Smart Ecosystems“ benötigen umfassende Modellierungsansätze insbesondere zur autonomen Handhabung der dynamischen Aspekte. Es ist zu entscheiden, welche Aspekte entweder stabil oder wichtig genug sind, um sie vollständig zu modellieren. Die Modelle müssen darüber hinaus mit der naturgemäßen Unsicherheit umgehen können.
Als solide Basis für derartige Lösungen bilden sich zunehmend Plattformen heraus, die Interoperabilität sicherstellen, wie etwa die IIoT-Plattform ADAMOS oder die BaSys4.0-Plattform für Industrie 4.0, die derzeit in einem vom Fraunhofer IESE geleiteten und vom Bundesministerium für Bildung und Forschung finanzierten Projekt konzipiert wird. Es ist zu erwarten, dass Plattformen und umfassende, dynamische Modellierungsansätze für die Realisierung der zukünftigen „Smart Ecosystems“ eine wichtige Rolle spielen werden.
Lesen Sie hier alle weiteren Beiträge des Wissenschaftlichen Beirats der Software AG:
Sie möchten die Prozesse in Ihrem Unternehmen verbessern? Dann sollten Sie Ihre Ziele genau festlegen und niemals den Blick für das große Ganze verlieren. Dafür gibt es weder ein Geheimrezept noch eine Wunderwaffe, aber wenn Sie die folgenden Grundsätze beachten, sind Sie auf dem richtigen Weg. Sie sind der Schlüssel zum Erfolg Ihres Prozessoptimierungsprojektes.
Prozessoptimierung ist kein Selbstzweck.
Prozessoptimierungsprojekte sind auf ein bestimmtes Ziel gerichtet und müssen messbare und quantifizierbare Ergebnisse liefern. Ihr Ziel kann es beispielsweise sein, die Gesamtkosten zu senken oder Compliance-Vorgaben umzusetzen. Fangen Sie immer zuerst mit dem Ergebnis an und definieren Sie auf dieser Basis klare Ziele für Ihre Stakeholder. Andernfalls hat Ihr Optimierungsprojekt wenig Aussicht auf Erfolg. Vergessen Sie nie, was Sie letztendlich erreichen wollen!
Stellen Sie die Menschen in den Mittelpunkt!
Erkennen Sie das Engagement Ihrer Mitarbeiter an und schaffen Sie die Voraussetzungen dafür, dass jeder immer und überall seinen Beitrag leisten kann. Prozesse werden von Menschen entworfen und ausgeführt. Sie sind es, die hart für den Projekterfolg arbeiten und sind daher viel wichtiger als die Tools, die sie nutzen. Entscheiden Sie sich daher für eine Strategie, die eine effektive Zusammenarbeit fördert. Es gilt, sich nicht nur auf Zahlen, sondern auch auf die Mitarbeiter zu konzentrieren, denn mit ihnen steht und fällt Ihr Projekt.
Ernten Sie die niedrig hängenden Früchte zuerst.
Auch große Dinge fangen klein an: Überlegen Sie, wie Sie schnell einen Nutzen erzielen, also die Time-to-Value verbessern können. Das hilft beim Start und bringt Sie auf die richtige Bahn zu Ihrem übergeordneten Ziel. Sehr hilfreich ist es, wenn Sie rasch sichtbare Erfolge vorweisen können, die alle Stakeholder im Unternehmen verstehen. Nehmen Sie sich deshalb zunächst Projekte vor, die schnell abgeschlossen werden können und wenig kosten. Wählen Sie einen Prozess aus, den möglichst viele im Unternehmen kennen.
Lassen Sie jeden wissen, wie zielführend Ihre Prozesse sind.
Beweisen Sie Ihren Stakeholdern, dass sich ihre Anstrengungen lohnen und ihnen die Arbeit erleichtern. Dadurch sind diese viel eher zur Mitarbeit bereit. Damit Sie die Unterstützung der Stakeholder und Entscheidungsträger bekommen, müssen Sie deren Herausforderungen und Ziele verstehen. Lassen Sie Kommunikation und Zusammenarbeit nicht außer Acht: Nehmen Sie sich die Zeit und informieren Sie die Mitarbeiter der Fachabteilungen über Ihr Optimierungsprojekt. Machen Sie ihnen klar, dass auch sie davon profitieren und dass die Zeit, die sie dafür aufbringen, nicht verschwendet ist.
Pflegen Sie Ihre Prozesse gut.
Die Verwaltung von Prozessen ist entscheidend und bildet die Basis für Verbesserungen. Governance-Instrumente überwachen den Zustand Ihrer Prozesslandschaft. Nur mit einer effektiven Führung können Sie garantieren, dass alle Compliance-Vorgaben erfüllt werden und Ihre Prozesslandschaft effektiv bleibt.
Gestalten Sie Ihre Prozesse so einfach wie möglich.
Erinnern die von Ihnen geplanten Prozesse an den Bauplan einer Mondrakete? Dann sollten Sie Ihre Pläne überarbeiten und darauf achten, sie möglichst einfach zu halten. Prozesse sollten leicht verständlich, nachvollziehbar und implementierbar sein. Das erhöht die Chancen, dass all Ihre Stakeholder sie verstehen.
Bleiben Sie diesen sechs Grundsätzen treu, denn sie stellen sicher, dass Ihr Projekt zielgerichtet und überschaubar bleibt und auf die Unterstützung Ihres Projektteams und der Stakeholder im Unternehmen zählen kann. Verlieren Sie dabei niemals Ihr Ziel aus den Augen.
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Im digitalen Zeitalter zählen Daten zu den wichtigsten Unternehmensgütern. Entsprechend wichtig ist auch der Datenschutz. Kunden wenden sich an diejenigen Unternehmen, bei welchen sie ihre Daten in Sicherheit wähnen. Wer jedoch glaubt, die Umsetzung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sei hauptsächlich eine IT-Angelegenheit, sollte einen guten Anwalt haben. Zwar spielt Technologie eine wichtige Rolle, weil sie effiziente und effektive Kontrollen ermöglicht. Doch mindestens genauso wichtig, wenn nicht noch wichtiger, sind Prozesse und Menschen.
Die häufigste Ursache für Datenschutzverletzungen ist der Mensch. Das belegen Statistiken des britischen Information Commissioner Office (ICO, Datenschutzbeauftragter). Fast zwei Drittel (62 Prozent) der Vorfälle, die beim ICO landen, sind auf menschliche Fehler zurückzuführen. Andere Ursachen, wie etwa unsichere Webseiten oder Hacking, machen zusammen nur 9 Prozent aus. Allein die Einführung neuer Cybersicherheits-Tools wird Datenschutzprobleme also nicht lösen.
Prozesse sind entscheidend für den Datenschutz
Grundvoraussetzung für jede Unternehmenstransformation ist ein klares Verständnis der Geschäftsprozesse. Auch für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen der DSGVO sind Prozesse der Schlüssel. Sie beschreiben, wie Unternehmen den internen und externen Datenfluss ihrer Systeme analysieren, nachvollziehen und steuern. Sie werden gebraucht, um die (Datenschutz-)Risiken zu erkennen und zu bewerten, die mit den Geschäftsprozessen und den unterstützenden Systemen verbundenen sind. Unternehmen müssen Kontrollen und Mechanismen für die Erfassung, Nutzung, Speicherung und Aufbewahrung von Daten in den Prozessen einbetten. Nur so können sie sicherstellen, dass die Daten vertraulich behandelt werden sowie korrekt und verfügbar sind, wenn man sie braucht.
Die DSGVO als Chance begreifen
Unternehmen, die sich beim Datenschutz nur auf Technologie konzentrieren, werden bald feststellen, dass dies nicht reicht. Wer dagegen auch den Faktor Mensch mit einbezieht und Anforderungen bei Prozessdesign, -ausführung und -überwachung berücksichtigt, wird anderen überlegen sein, denen dies nicht gelingt.
Unternehmen sollten die neue Verordnung also nicht als Belastung, sondern als Chance sehen. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, den eigenen Status quo festzustellen und sich mit geeigneten Datenschutzmaßnahmen auseinanderzusetzen. So werden Unternehmen zum attraktiven Partner für ihre Kunden.
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