Wieso eigentlich Process Mining? Immer mehr Unternehmen optimieren ihre Geschäftsprozesse mithilfe von Software. Der Grund dafür sind fundamentale Veränderungen: Digitalisierung und Globalisierung haben den Wettbewerb für immer verändert.
Die Welt von heute ist volatil und komplex. Lösungswege sind nicht immer eindeutig und mit Unsicherheiten behaftet. Kundenanforderungen und Geschäftsmodelle wandeln sich schneller denn je. Selbst bei einer ausgeklügelten Planung sind Unternehmen nicht sicher, ob sich der gewünschte Effekt einstellt. Jedes Unternehmen muss die eigenen Prozesse daher kontinuierlich überprüfen und verbessern. Wenn Unternehmen auf den konstanten Wandel und neuartige Mitbewerber vorbereitet sein möchten, sollten Sie sich mit Process Mining befassen. In diesem Artikel blicken wir darauf, welche konkreten Vorteile Sie in der Praxis mit Process Mining für Ihr Unternehmen realisieren können.
Welche Unternehmen profitieren von Process Mining?
Die Verbesserung von Prozesse kann ein schwieriges Geschäft sein, denn meist ist nicht offensichtlich wo die Engpässe liegen und Ursachen für schlechte Prozesse zu suchen sind. Process Mining hilft dabei zu verstehen, wo Zeit verschwendet wird und Optimierungspotenzial verborgen liegt.
Woran erkennen Sie, dass Ihr Unternehmen von Process Mining profitieren kann?
Prozesse sind ineffizient
Zuständigkeiten sind unklar
Prozesse orientieren sich an Silos bzw. sind an organisatorischen Einheiten ausgerichtet
Best Practices werden nicht weitergegeben
Änderungen erfolgen reaktiv und beseitigen nicht die Ursachen, sondern lediglich die Symptome
Der Erfolg von Prozessänderungen kann nur mit hohem Aufwand gemessen werden
Starre Abläufe verhindern eine agile, flexible und innovative Arbeitsweise
Workarounds sind Teil der Unternehmenskultur
Process Mining ermöglicht es Unternehmen aus allen Branchen, diese Probleme anzugehen, ihre Prozesse zu harmonisieren und beispielsweise Durchlaufzeiten, Prozesskosten, Prozessstabilität oder Compliance zu optimieren.
Wie kann Process Mining konkret helfen?
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen schreitet voran. Folglich sollten Prozesse auch digital optimiert werden. Lesen Sie hier, worauf Sie beim Vergleich der Anbieter besonders achten sollten, und welche Vorteile Process Mining per Software bietet:
Transparenz: Das Unternehmen wirklich verstehen
Sinnvolle Änderungsprozesse beginnen mit einem tiefgreifenden Verständnis für das zugrundeliegende Problem. Wenn Sie Ihre Prozesse verbessern möchten, muss der erste Schritt eine intensive Analyse des Ist-Zustandes sein:
Dokumentieren und visualisieren Sie Ihre Prozesse: Grafische Darstellung statt unstrukturierter Daten und Dokumente
Vergleichen Sie Soll- und Ist-Zustand
Datenbasierte Entscheidungen statt Bauchgefühl
Identifizieren Sie Muster, Anomalien, Ursachen und Wirkung
Betrachten Sie Ihr Unternehmen aus verschiedenen Perspektiven – intern oder extern (beispielsweise aus der Kundenperspektive) – und gewinnen Sie so neue Erkenntnisse
Unternehmensstrategie umsetzen: Halten Sie Ihre Prozesse tatsächlich ein?
Wenn es um die Konsistenz Ihrer Prozesse (und damit Konsistenz der Ergebnisse) geht, sollten Sie sich nicht auf Vermutungen verlassen. Finden Sie heraus, wie Ihre Prozesse tatsächlich ablaufen! Dabei hilft Ihnen Process Mining. Darüber hinaus zeigt Process Mining Zusammenhänge auf und ermöglicht es Ihnen:
Strategien strukturiert zu entwickeln, zu simulieren und auszurollen
Kennzahlen (KPIs) für relevante Geschäftsprozesse zu definieren, zu überwachen und zu bewerten
Probleme bei der Umsetzung und Ausführung von Prozessen zu erkennen
Prozesseffizienz optimieren: Mehr als Kosten senken
Die (fortlaufende) Optimierung von Prozessen ist das Kernanliegen von Process Mining. Die Software hilft Ihnen dabei Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren und Ihr Unternehmen effizienter zu machen. Dies bedeutet in der Praxis:
Prozessabweichungen erkennen, Korrekturen vornehmen und Prozesse transformieren
Prozesseffizienz erhöhen: Interaktive Analytics erkennen Leistungstreiber, unnötige Schritte und Korrelationen zwischen Erfolgsfaktoren
Kosten, Zeit und manuelle Aufwände sparen
Engpässe und Schwachstellen identifizieren und beseitigen
Prozessharmonisierung: Bei Zielkonflikten zwischen Prozessen kann eine Harmonisierung die negativen Effekte minimieren
Unklare Zuständigkeiten beseitigen
Kostenoptimierungen durch Outsourcing oder Zusammenfassung von internen Dienstleistungen in zentralen Einheiten aufzeigen (Shared Services)
Investitionsmöglichkeiten erkennen, etwa wo Automatisierungsaktivitäten (wie Robotic Process Automation) Sinn machen oder Mitarbeiter zusätzliches Training benötigen
Use Cases für Process Mining
Best Practices zum Standard machen
Sie wissen zwar, welche Abteilungen die besten Ergebnisse liefern, aber Sie können diese Best Practices nicht auf andere Bereiche übertragen? Process Mining identifiziert die besten Prozesse und hilft, diese zu reproduzieren.
Wenn alle Ihre Teams fehlerfreie, schnelle Prozesse einhalten, können Sie z.B. ambitionierte SLAs einhalten und sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.
Mitarbeiterzufriedenheit: Bessere Prozesse für höhere Mitarbeiterbindung
Wissen und Know-How sind heute das A und O für den Unternehmenserfolg. Diese Kompetenz möchten Sie in Form Ihrer Mitarbeiter im Unternehmen halten. Process Mining trägt dazu bei durch:
Die Erhöhung der Prozessqualität: Verkürzen Sie z.B. Freigabeprozesse und ersparen Sie Mitarbeitern Aufwände
Eine kontinuierliche Verbesserung und Überprüfung der Prozesse signalisiert Ihren Mitarbeitern, dass sich Ihr Unternehmen in die richtige Richtung bewegt
Schnelle Anpassungen an veränderte Marktbedingungen
Process Mining unterstützt Sie dabei, selbst bei einer einschneidenden Veränderung von Marktbedingungen und Kundenanforderungen (etwa aufgrund einer Pandemie) die notwendigen Anpassungen schnell zu durchdenken, ihre Auswirkungen abzuschätzen und Ihre Prozesse adäquat anzupassen.
Compliance vereinfachen Gesetze und Regeln einzuhalten wird für Unternehmen immer schwieriger und aufwändiger. Auch hier kann Process Mining unterstützen:
Non-Compliance verhindern: Effiziente Identifizierung von Compliance-Problemen und Einführung von Standardprozessen für Compliance in der gesamten Organisation
Schnellere Erkennung von Abweichungen von den Compliance-Prozessen in Unternehmensteilen
Risiken überwachen und Strafen vermeiden
Unterstützen Sie interne und externe Audits und senken Sie die entsprechenden Kosten und Aufwände
Leichter Start
Viele Process Mining Anbieter setzen darauf, dass Sie direkt mit der Arbeit loslegen können. Die Einstiegshürden sind niedrig:
Das Process Mining Tool kann direkt in der Cloud genutzt werden
Prozessoptimierung per grafischen Editor – ganz ohne Programmierkenntnisse und Beratungsleistungen
Ad-hoc Optimierungen anhand von Datenuploads aus abgegrenzten Prozesse
Übernahme von Best Practices als Startpunkt der Prozessdokumentation
Geschäftsprozessanalyse-as-a-Service: ARIS aus der Cloud ist Ihre Process-Mining-Software mit sehr niedrigen Einstiegsbarrieren. Sie müssen nichts installieren und können sofort starten. Die Software ist in verschiedenen Editionen mit unterschiedlichem Funktionsumfang verfügbar. Auch als kleines Team können Sie also direkt beginnen und später tiefer einsteigen.
Einfache Umsetzung von Änderungen
Prozessänderungen können bei vielen Process-Mining-Tools direkt angestoßen, freigegeben und ausgerollt werden. Die betroffenen Mitarbeiter werden sofort über die Veränderungen informiert. Eine grafische Darstellung der Änderungen hilft ihnen, die Verbesserungen zu verstehen.
Innovative Unternehmen haben zufriedene Kunden. Mit Process Mining können Unternehmen besser und flexibler auf die Anforderungen ihrer Kunden eingehen und z.B. analysieren, ob die Customer Experience wie gewünscht funktioniert. So lassen sich etwa die Ursachen von Lieferverspätungen aufdecken, die Reaktionszeiten des Kundenservices verringern oder das Kunden-Onboarding drastisch beschleunigen.
Wieso Sie jetzt mit Process Mining starten sollten
Unternehmen sind heute mehr denn je darauf angewiesen, Schwachstellen in ihren Prozessen zu identifizieren und zu verbessern sowie Optimierungspotenziale auszuschöpfen. Process Mining ist in Zeiten von Big Data ein sehr effizienter Weg, um Daten im logischen Kontext mit dem Prozesswissen zu analysieren und Zusammenhänge besser zu verstehen. Unternehmen bietet sich die Chance Ihr Geschäftsprozess-Management digital aufzustellen und Mehrwerte schnell zu heben.
Wieso sollten Unternehmen sich für eine Software für Process Mining entscheiden? Und was hat Process Mining mit den Simpsons zu tun?
In Folge 14 der sechsten Staffel ist Bart in einem Observatorium. Er schaut zufällig durch ein Teleskop und sieht einen Kometen, der direkt auf Springfield zurast. Nachdem der verheerende Einschlag ausbleibt, macht der Barkeeper Moe den Vorschlag, wie man solche Gefahren für den Planeten in Zukunft vermeiden könnte:
„Wir brennen einfach das Observatorium nieder, dann kann so etwas nie wieder passieren!“
Erkennen Sie hier Analogien zu Ihrem Unternehmen? Sicher, zu viele Informationen können einem den Tag verderben. Aber es hilft auch nicht, die Augen vor den Tatsachen zu verschließen. Welche Art von „Teleskop“ brauchen Sie für Ihren Geschäftsbereich, und worauf sollten Sie es richten?
Prozessmanagement: Kernprozesse analysieren und Schwachstellen identifizieren
Sie müssen die Leistung Ihrer relevanten End-to-End-Kernprozesse kennen und wissen, welche Probleme auftreten:
Order to Cash (von der Bestellung bis zum Zahlungseingang, Procure to Pay (vom Wareneinkauf bis zur Zahlungsanweisung), Kundenservice (allgemein)
An vielen dieser Prozesse sind Ihre Kunden direkt beteiligt – bestimmte Prozessschritte sind die Berührungspunkte mit den Kunden. Das bedeutet: Lange Reaktionszeiten oder schlechte Qualität können sich unmittelbar auf die Kundenzufriedenheit auswirken.
Es ist notwendig, Bedrohungen (Kometen) zu identifizieren, die entweder für einen konkreten Einzelfall bestehen oder sogar struktureller Natur sind. Mit anderen Worten: Es reicht nicht aus, Durchschnittswerte der relevanten KPIs zu berechnen. Sie müssen jede einzelne Prozessausführung überwachen, um bei Problemen direkt eingreifen zu können. Die Einwohner von Springfield können ein Lied davon singen, wie wenig hilfreich es ist, dass Kometen in 99,99 Prozent der Fälle die Erde verfehlen, wenn sie zu den anderen 0,01 Prozent gehören.
Prozess Mining: Strukturelle Probleme erkennen und Optimierungen ermöglichen
Sie müssen feststellen, ob es strukturelle Probleme gibt, die immer wieder Schwierigkeiten verursachen. Diese sind zum Beispiel:
Unklare Zuständigkeiten im Kundenservice-Center
Diese haben Ping-Pong-Effekte und lange Ticket-Bearbeitungszeiten zur Folge
Häufige Auftragsänderungen und komplexe Genehmigungsregel
Speziell im Einkauf resultieren daraus zeitraubende Prozess-Schleifen und lange Vorlaufzeiten
Unzureichende Koordination von Geschäftsprozessen
Bei der Bearbeitung von Anträgen für Lebens- und Krankenversicherungen kann unzureichende Abstimmung mit dem medizinischen Dienst zu wiederholten Nachfragen beim Antragssteller und langen Antwortzeiten führen. Im schlimmsten Fall verlieren Sie Kunden an einen Wettbewerber.
ARIS Process Mining ist branchenübergreifend die Lösung für diese Herausforderungen: Es erlaubt die Analyse aller End-to-End-Prozesse und hilft Ihnen, Probleme zu erkennen und sofort zu beseitigen.
Zünden Sie nicht das Observatorium an. Lassen Sie lieber Ihre Fachbereichsleiter in Ihr Process-Mining-Observatorium.
Die Unterbrechung von Prozessen in der Beschaffungs- und Distributionslogistik erfordert Operational Excellence und Business Continuity Management
Unser Gesundheitssystem steht vor riesigen Herausforderungen. Dazu kommt noch eine weitere Gefahr: Die Unterbrechung der Prozesse in der Beschaffungs- und Distributionslogistik. Viele Grenzen sind im Moment nur bedingt passierbar. Speditionen müssen ihre Kapazitäten drastisch reduzieren. Logistikunternehmen informieren ihre Kunden, dass für bestimmte Regionen die normalen Transitzeiten ausgesetzt sind und Termine und Transitzeiten nicht mehr garantiert werden können. Die Automobilindustrie fährt ihre Produktion herunter.
Auch interkontinentale Lieferketten drohen abzureißen. So sind die Zugverbindungen von Zentralchina nach Deutschland bereits mehrfach zusammengebrochen, oder die Züge sind ohne Güter angekommen (von der chinesischen Provinz Shaanxi werden beispielsweise Kindersitze sowie Auto- und Maschinenteile nach Europa transportiert und von Mannheim aus weiterverteilt). Insbesondere die Logistik in der chemischen Industrie, dem Fahrzeugbau sowie der Textil- und Elektronikbranche ist gefährdet, denn hier erstrecken sich die Wertschöpfungsketten über viele Partnerunternehmen. Bei Produkten, die aus vielen Teilen montiert werden (z. B. Smartphones), führt schon das Fehlen einiger weniger Teile zum Stillstand der Produktion.
Zusammenfassend lässt sich sagen, wenn sich Unternehmen im Ausnahmezustand befinden, sind drei sensible Bereiche besonders betroffen:
Gesundheit und Verfügbarkeit der Mitarbeiter
Rückgang der Nachfrage
Unterbrechung von Logistikketten in der Beschaffung und Distribution
Unternehmen ergreifen derzeit betriebliche Maßnahmen, um ihre wichtigsten Abläufe und Prozesse aufrechtzuerhalten und verschiedene Szenarien zu bewältigen. Wichtige betriebliche Maßnahmen zur Aufrechterhaltung der Kernprozesse sind insbesondere:
Umplanung der Routen in der Beschaffungs- und Distributionslogistik
Prozessanpassungen, um die Belieferung von Lagern, Zweigstellen und Fabriken sicherzustellen
Enger Austausch mit Lieferanten oder Suche nach alternativen Lieferanten
Anpassung der Kapazitätsplanung an Kurzarbeit
All dies zeigt, dass Operational Excellence vor allem dann notwendig ist, wenn Unternehmen vor Herausforderungen stehen, die nicht alltäglich sind: Sie müssen ihre Beschaffungs- und Distributionsprozesse so effizient steuern, dass sie auf plötzlich eintretende Ereignisse schnell reagieren können. Unternehmen, die in den letzten Jahren in die Dokumentation, Analyse und Überwachung ihrer Geschäftsprozesse investiert haben, sind nun klar im Vorteil! Sie können jetzt mit ihren Werkzeugen schnell relevante Maßnahmen identifizieren und koordinieren.
Was ist ein Business Continuity Management System (BCMS) und wofür wird es eingesetzt?
Es geht darum, den Schaden zu minimieren und optimale Vorkehrungen für den Fall schwerwiegender Unterbrechungen zu treffen. Sehen wir uns das im Detail an:
Ein BCMS beinhaltet Pläne für die schnellstmögliche Wiederaufnahme des regulären Betriebs nach einer Unterbrechung.
Zwingende Voraussetzung für die Erstellung von Notfallplänen ist ein Verständnis der Kernprozesse und der daraus resultierenden Produkte und Dienstleistungen (mit allen Aspekten wie Zuständigkeiten, IT, Partner usw.).
ISO 22301 ist der international anerkannte Standard für BCMS. Sie schreibt vor, dass ein solches System auf der obersten Managementebene angesiedelt sein und regelmäßig überprüft werden muss.
Unter der Überschrift „Understanding the organization” wird die Rolle der Business-Impact- und Risikoanalyse hervorgehoben. Eine wichtige Rolle spielt außerdem die Prozessüberwachung, da nach der Implementierung eines BCMS Maßnahmen zur periodischen Überwachung und Bewertung durchgeführt werden müssen.
Die Überwachung von Beschaffungs- und Distributionsprozessen ist ein Anwendungsszenario für Prozess-Mining-Systeme. Mit solchen Systemen lassen sich Verzögerungen in Prozessen und deren Ursachen erkennen, um Gegenmaßnahmen festlegen zu können.
Darüber hinaus räumen Unternehmen dem Schutz ihrer Mitarbeiter und Kunden durch spezielle Richtlinien zur Reise- und Infektionsprävention hohe Priorität ein. Auch hier bewährt sich der umfassende Ansatz eines Enterprise-Management-Systems (EMS) auf der Grundlange von ARIS: Über eine sogenannte „Gelesen- und Verstanden”-Funktion werden die Richtlinien schnell verteilt, und es wird überprüft, ob sie von jedem einzelnen Mitarbeiter empfangen und verstanden wurden.
Hier erfahren Sie mehr über Enterprise-Management-Systeme.
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