Sechs Grundsätze der Prozessoptimierung
Sie möchten die Prozesse in Ihrem Unternehmen verbessern? Dann sollten Sie Ihre Ziele genau festlegen und niemals den Blick für das große Ganze verlieren. Dafür gibt es weder ein Geheimrezept noch eine Wunderwaffe, aber wenn Sie die folgenden Grundsätze beachten, sind Sie auf dem richtigen Weg. Sie sind der Schlüssel zum Erfolg Ihres Prozessoptimierungsprojektes.
- Prozessoptimierung ist kein Selbstzweck.
Prozessoptimierungsprojekte sind auf ein bestimmtes Ziel gerichtet und müssen messbare und quantifizierbare Ergebnisse liefern. Ihr Ziel kann es beispielsweise sein, die Gesamtkosten zu senken oder Compliance-Vorgaben umzusetzen. Fangen Sie immer zuerst mit dem Ergebnis an und definieren Sie auf dieser Basis klare Ziele für Ihre Stakeholder. Andernfalls hat Ihr Optimierungsprojekt wenig Aussicht auf Erfolg. Vergessen Sie nie, was Sie letztendlich erreichen wollen!
- Stellen Sie die Menschen in den Mittelpunkt!
Erkennen Sie das Engagement Ihrer Mitarbeiter an und schaffen Sie die Voraussetzungen dafür, dass jeder immer und überall seinen Beitrag leisten kann. Prozesse werden von Menschen entworfen und ausgeführt. Sie sind es, die hart für den Projekterfolg arbeiten und sind daher viel wichtiger als die Tools, die sie nutzen. Entscheiden Sie sich daher für eine Strategie, die eine effektive Zusammenarbeit fördert. Es gilt, sich nicht nur auf Zahlen, sondern auch auf die Mitarbeiter zu konzentrieren, denn mit ihnen steht und fällt Ihr Projekt.
- Ernten Sie die niedrig hängenden Früchte zuerst.
Auch große Dinge fangen klein an: Überlegen Sie, wie Sie schnell einen Nutzen erzielen, also die Time-to-Value verbessern können. Das hilft beim Start und bringt Sie auf die richtige Bahn zu Ihrem übergeordneten Ziel. Sehr hilfreich ist es, wenn Sie rasch sichtbare Erfolge vorweisen können, die alle Stakeholder im Unternehmen verstehen. Nehmen Sie sich deshalb zunächst Projekte vor, die schnell abgeschlossen werden können und wenig kosten. Wählen Sie einen Prozess aus, den möglichst viele im Unternehmen kennen.
- Lassen Sie jeden wissen, wie zielführend Ihre Prozesse sind.
Beweisen Sie Ihren Stakeholdern, dass sich ihre Anstrengungen lohnen und ihnen die Arbeit erleichtern. Dadurch sind diese viel eher zur Mitarbeit bereit. Damit Sie die Unterstützung der Stakeholder und Entscheidungsträger bekommen, müssen Sie deren Herausforderungen und Ziele verstehen. Lassen Sie Kommunikation und Zusammenarbeit nicht außer Acht: Nehmen Sie sich die Zeit und informieren Sie die Mitarbeiter der Fachabteilungen über Ihr Optimierungsprojekt. Machen Sie ihnen klar, dass auch sie davon profitieren und dass die Zeit, die sie dafür aufbringen, nicht verschwendet ist.
- Pflegen Sie Ihre Prozesse gut.
Die Verwaltung von Prozessen ist entscheidend und bildet die Basis für Verbesserungen. Governance-Instrumente überwachen den Zustand Ihrer Prozesslandschaft. Nur mit einer effektiven Führung können Sie garantieren, dass alle Compliance-Vorgaben erfüllt werden und Ihre Prozesslandschaft effektiv bleibt.
- Gestalten Sie Ihre Prozesse so einfach wie möglich.
Erinnern die von Ihnen geplanten Prozesse an den Bauplan einer Mondrakete? Dann sollten Sie Ihre Pläne überarbeiten und darauf achten, sie möglichst einfach zu halten. Prozesse sollten leicht verständlich, nachvollziehbar und implementierbar sein. Das erhöht die Chancen, dass all Ihre Stakeholder sie verstehen.
Bleiben Sie diesen sechs Grundsätzen treu, denn sie stellen sicher, dass Ihr Projekt zielgerichtet und überschaubar bleibt und auf die Unterstützung Ihres Projektteams und der Stakeholder im Unternehmen zählen kann. Verlieren Sie dabei niemals Ihr Ziel aus den Augen.
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