5 gute Gründe für Geschäftsprozessmanagement

5 gute Gründe für Geschäftsprozessmanagement

Warum brauchen wir ein Wertversprechen für BPM? Analysten gehen von einem Wachstum des Marktes für Geschäftsprozessmanagement (engl. Business Process Management – BPM) um 16 Milliarden USD bis 2023 bei einer jährlichen Steigerung (CAGR) von 14% aus.

Gleichwohl fragen sehr viele Leute in verschiedenen Rollen, aus verschiedenen Geschäftsbereichen und über alle Branchen hinweg regelmäßig nach dem Wert das Prozessmanagements für ihr Unternehmen. Wichtig ist dies häufig auch für die Vorbereitung einer stichhaltigen Argumentation für das Management.

Ein gemeinsames Verständnis von Geschäftsprozessmanagement – worüber sprechen wir?

Um diese Frage korrekt zu beantworten bedarf es eines gemeinsamen Verständnisses von Geschäftsprozessmanagement. Es geht nicht nur um Prozessmodellierung und nicht nur um Automatisierung. Auch sprechen wir nicht von einem zeitlich begrenztem BPM-Projekt oder der Analyse einer Momentaufnahme, um Quick Wins zu identifizieren und zu bearbeiten. Vielmehr muss Prozessmanagement als ganzheitlicher Ansatz für die Transformation von Unternehmen verstanden werden – von der Strategie über das Design von Veränderungen, deren Implementierung, Ausführung und Überwachung sowie der kontinuierlichen Wiederholung dieser Phasen im Sinne eines Lebenszyklus. Sobald dieses Verständnis von allen Beteiligten geteilt wird, kann über den Wert gesprochen werden, der Prozessmanagement für Unternehmen bringen kann.

 

Auf einen Blick: BPMN 2.0

 

Checkliste: Prozesse gestalten

 

Die fünf wichtigsten Gründe für Geschäftsprozessmanagement

  1. Aufbrechen von Silos durch Transparenz und eine “Lingua Franca”

Viele Unternehmen kämpfen mit isolierten Prozessen, während ein Gesamtbild einschließlich der Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Aktivitäten im Ende-zu-Ende-Prozess fehlt. Prozessmanagement startet mit einem gut durchdachten Prozess-Design und überwacht die produktiven Abläufe von ihrer Initiierung bis zu ihrem Abschluss. Dies passiert sowohl auf einer detaillierten (schrittweise) als auch auf einer aggregierten Ebene (mit Process Mining). Auf diese Weise werden Abläufe messbar und gleichzeitig alle Fakten, Zahlen und Erkenntnisse geliefert, die für die Entscheidungsfindung auf unterschiedlichen Geschäftsebenen erforderlich sind. Gleichzeitig bricht dieser Ansatz Silos, die häufig an den Übergangen zwischen „benachbarten“ Abteilungen beobachtet werden können, auf und liefert eine gemeinsame Sprache – eine Lingua Franca – die von der gesamten Organisation verstanden wird. Somit ist Prozessmanagement in der Lage, die Kommunikationslücke zwischen Abteilungen, und damit auch zwischen Business und IT, zu überbrücken.

  1. Agile Reaktionsfähigkeit auf sich ändernde Umstände

Mehr als jemals zuvor müssen Unternehmen schnell auf Veränderungen im Markt, im Ökosystem und in den vorhandenen Technologien, in der Gesellschaft aber auch auf neue gesetzliche Regelungen reagieren. Prozessmanagement ermöglicht es Unternehmen, Anpassungen vorzunehmen oder neue Arbeitsweisungen zu schaffen, diese unmittelbar an die Belegschaft zu kommunizieren sowie deren Einhaltung effektiv sicherzustellen. Die Evolution von Prozessen wird damit präzise dokumentiert und gibt den Prozessverantwortlichen die Möglichkeit, Auswirkungen von Änderungen von Anfang bis Ende zu verstehen und zu prognostizieren. Es handelt sich damit um eine bestmögliche Vorbereitung, um eine schnelle und dennoch nachhaltige Reaktionsfähigkeit herzustellen. Wie in der anhaltenden COVID-19-Krise beobachtet werden kann, ist dies ein wichtiger Faktor für die Widerstandsfähigkeit von Organisationen weltweit.

  1. Erarbeitung von Best Practices und kontinuierliche Produktivitätssteigerung

Prozessmanagement ermöglicht den Verantwortlichen, die Leistung neuer Prozesse und die Auswirkungen vorgenommener Änderungen zu prognostizieren. Dies ist essenziell, um Schwachstellen und Engpässe bereits von Beginn an – insbesondere vor der Implementierung – zu vermeiden. Zudem können Redundanzen und fehleranfällige Aufgaben identifiziert werden, was zu stark fokussierten Automatisierungsinitiativen führt. Auf Basis diese Prognosen und Erfahrungswertanalysen können diejenigen Automatisierungskandidaten priorisiert werden, die den größten Wert für das Unternehmen erwarten lassen. Es werden Ineffizienzen beseitigt und somit Kosten- und Zeitbedarf reduziert, die Effektivität verbessert und die Konsistenz in der Ausführung, bedingt durch Standardisierung, sichergestellt. Schließlich sind Unternehmen in der Lage, ihre Prozesse kontinuierlich zu verbessern und Best Practices herauszukristallisieren.

  1. Risikominimierung und Compliance als Kontrollinstrumente

Unternehmen müssen in Ihrem Handeln eine Vielzahl von Regeln beachten. Es handelt sich insbesondere um Gesetze, branchenspezifische Vorschriften und Normen (z.B. ISO) aber auch selbst auferlegte Regeln, so genannte Business Rules. Dies gilt nicht nur für Unternehmen im regulierten Umfeld, wie der Pharma-, Chemie- oder Versicherungsbranche, sondern für alle Unternehmen weltweit. Die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung, engl. General Data Protection Regulation – GDPR) ist ein hervorragendes Beispiel aus der jüngsten Vergangenheit. Die Verordnung betrifft alle Unternehmen, die Daten von EU-Bürgern verarbeiten – insbesondere in ihrer eigenen Kundenbasis. Fehlt der Überblick über die Aktivitäten im Unternehmen, in denen entsprechende Daten verarbeitet werden, fehlt ebenso die Möglichkeit sicherzustellen, dass diese Verordnung im eigenen Unternehmen umsetzt wird. Oder umgekehrt: Die Kenntnis der betroffenen Aktivitäten reduziert das Risiko möglicher Strafen, da die notwendigen Vorkehrungen zielgerichtet und schnell getroffen werden können. Prozessmanagement kann daher als wichtiges Kontrollinstrument für Organisationen verstanden werden, welches Unternehmen ist die Lage versetzt, schnell auf sich ändernden Vorschriften zu reagieren. Die Einhaltung kann planerisch durch die vorhandenen Dokumentationen, aber auch operativ, durch eine Überwachung auf Instanzebene, nachgewiesen werden. Prozessmanagement integriert auf die Weise Compliance in den Prozesslebenszyklus und liefert den Input für interne und externe Audits.

  1. Zufriedenheit von Mitarbeitern und Kunden

Mitarbeiter stehen häufig unter hohem Druck, mehr Leistung schneller zu erbringen. Prozessmanagement ermöglicht eine kontinuierliche Straffung der Prozesse, die Automatisierung repetitiver Aufgaben, die Identifikation und Beseitigung nicht erforderlicher Aktivitäten sowie die klare Definition von Verantwortlichkeiten entlang der Ende-zu-Ende-Prozesse. Mitarbeiter erlangen dadurch mehr Freiraum, um sich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren und erleben dadurch weniger Frustration im Arbeitsalltag. Die Belegschaft kann zudem in den unmittelbaren Austausch mit Prozessverantwortlichen eintreten, und damit wertvollen Input für Verbesserungen aus erster Hand liefern. Dies erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeiter, vereinfacht und verbessert aber auch die Interaktion mit und die Fokussierung auf den Kunden, da die Zusammenhänge zwischen internen Prozessen und dem Kundenerlegniss gezielt optimiert werden.

 

 

Vorteile von Geschäftsprozessmanagement

Geschäftsprozessmanagement ermöglicht es Unternehmen, in die eigene Aufbau- und Ablauforganisation zu blicken und Zusammenhänge von Anfang bis Ende strukturiert nachzuvollziehen. Dies beginnt meist mit dem Entwurf oder der Dokumentation von Geschäftsprozessen für einen bestimmten Zweck – beispielsweise zur Qualitätszertifizierung (z.B. ISO9001) oder für das Anforderungsmanagement zur Auswahl der richtigen Software. Der Wert steigt jedoch erst mit der Erreichung höherer Reifegrade überproportional an, da dadurch neue Anwendungsfälle bis hin zu einem echten operativen Management des Unternehmens möglich wird. Die Einbeziehung einer großen Anzahl von Mitarbeitern über alle Ebenen hinweg löst zudem das Silodenken in vielen Unternehmen auf und erlaubt damit eine prozessorientierte und abteilungsübergreifende Sicht auf den eigenen Wertbeitrag.

Nicht zu vernachlässigen ist dabei die Auswahl der richtigen technischen Unterstützung in Form eines Prozessmanagement-Werkzeugs. Mitarbeiter müssen dieses aktiv und intuitiv bedienen (können), um die Potenziale des Prozessmanagements voll ausschöpfen zu können. Darüber hinaus muss die Software in der Lage sein, mit den wachsenden Anforderungen und über die Zeit hinzukommenden Anwendungsfällen des Unternehmens Schritt zu halten – beginnend mit den anfänglichen Modellierungsaufgaben über die Analyse der operativen Prozesse bis hin zum Management des Unternehmens als Ganzes (Enterprise Management System).

 

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Process Mining: Prozessanalyse erkennt und beseitigt fehlerhafte Abläufe

Process Mining: Prozessanalyse erkennt und beseitigt fehlerhafte Abläufe

Wieso sollten Unternehmen sich für eine Software für Process Mining entscheiden? Und was hat Process Mining mit den Simpsons zu tun?

In Folge 14 der sechsten Staffel ist Bart in einem Observatorium. Er schaut zufällig durch ein Teleskop und sieht einen Kometen, der direkt auf Springfield zurast. Nachdem der verheerende Einschlag ausbleibt, macht der Barkeeper Moe den Vorschlag, wie man solche Gefahren für den Planeten in Zukunft vermeiden könnte:

„Wir brennen einfach das Observatorium nieder, dann kann so etwas nie wieder passieren!“

Erkennen Sie hier Analogien zu Ihrem Unternehmen? Sicher, zu viele Informationen können einem den Tag verderben. Aber es hilft auch nicht, die Augen vor den Tatsachen zu verschließen. Welche Art von „Teleskop“ brauchen Sie für Ihren Geschäftsbereich, und worauf sollten Sie es richten?

Prozessmanagement: Kernprozesse analysieren und Schwachstellen identifizieren

Sie müssen die Leistung Ihrer relevanten End-to-End-Kernprozesse kennen und wissen, welche Probleme auftreten:

  • Order to Cash (von der Bestellung bis zum Zahlungseingang, Procure to Pay (vom Wareneinkauf bis zur Zahlungsanweisung), Kundenservice (allgemein)
  • Kredite/Darlehen/Hypotheken (Bankwesen)
  • Schadenbearbeitung (Versicherung)
  • Bereitstellung, Abrechnung (Versorger, Telekommunikationsanbieter)
  • Rücksendungen/Beschwerdemanagement (Fertigung)
  • Versand und Transport (Fertigung)

An vielen dieser Prozesse sind Ihre Kunden direkt beteiligt – bestimmte Prozessschritte sind die Berührungspunkte mit den Kunden. Das bedeutet: Lange Reaktionszeiten oder schlechte Qualität können sich unmittelbar auf die Kundenzufriedenheit auswirken.

Es ist notwendig, Bedrohungen (Kometen) zu identifizieren, die entweder für einen konkreten Einzelfall bestehen oder sogar struktureller Natur sind. Mit anderen Worten: Es reicht nicht aus, Durchschnittswerte der relevanten KPIs zu berechnen. Sie müssen jede einzelne Prozessausführung überwachen, um bei Problemen direkt eingreifen zu können. Die Einwohner von Springfield können ein Lied davon singen, wie wenig hilfreich es ist, dass Kometen in 99,99 Prozent der Fälle die Erde verfehlen, wenn sie zu den anderen 0,01 Prozent gehören.

Prozess Mining: Strukturelle Probleme erkennen und Optimierungen ermöglichen

Sie müssen feststellen, ob es strukturelle Probleme gibt, die immer wieder Schwierigkeiten verursachen. Diese sind zum Beispiel:

  • Unklare Zuständigkeiten im Kundenservice-Center
    Diese haben Ping-Pong-Effekte und lange Ticket-Bearbeitungszeiten zur Folge
  • Häufige Auftragsänderungen und komplexe Genehmigungsregel
    Speziell im Einkauf resultieren daraus zeitraubende Prozess-Schleifen und lange Vorlaufzeiten
  • Unzureichende Koordination von Geschäftsprozessen
    Bei der Bearbeitung von Anträgen für Lebens- und Krankenversicherungen kann unzureichende Abstimmung mit dem medizinischen Dienst zu wiederholten Nachfragen beim Antragssteller und langen Antwortzeiten führen. Im schlimmsten Fall verlieren Sie Kunden an einen Wettbewerber.

ARIS Process Mining ist branchenübergreifend die Lösung für diese Herausforderungen: Es erlaubt die Analyse aller End-to-End-Prozesse und hilft Ihnen, Probleme zu erkennen und sofort zu beseitigen.

Zünden Sie nicht das Observatorium an. Lassen Sie lieber Ihre Fachbereichsleiter in Ihr Process-Mining-Observatorium.

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Wie heilen Sie die Bruchstellen in Ihrem Unternehmen?

Wie heilen Sie die Bruchstellen in Ihrem Unternehmen?

Ich hoffe, Sie sind gesund und es geht Ihnen gut – soweit dies möglich ist in diesen turbulenten Zeiten.  Ja, die aktuelle Situation ist alles andere als einfach. Wir alle – auch ich – müssen uns an die veränderten Umstände anpassen. Das Arbeiten von Zuhause zum Beispiel.

Viele Unternehmen meistern die Anpassung an die neue Situation im Moment sehr gut. Das ist ein beruhigendes Zeichen in unruhigen Zeiten. Ich sehe allerdings auch, dass einige unserer Kunden, Partner und Lieferanten (und viele andere Unternehmen) mit diesen Veränderungen zu kämpfen haben. Lieferketten aufrechtzuerhalten, ist eine Herausforderung; Unternehmen kämpfen um neue Aufträge; neue Kundenanforderungen entstehen.

Ein Grund, warum die Software AG sich schnell an die neue Situation anpassen konnte, sind unsere großartigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Einen anderen Grund sehe ich darin, dass wir als Unternehmen selbst ARIS einsetzen, als unsere Software für Geschäftsprozessmanagement. ARIS hat uns geholfen, die Auswirkungen der aktuellen Situation auf unser Geschäft zu analysieren, Risiken einzuschätzen und zu priorisieren. ARIS hat uns auch geholfen, neue Prozesse zu etablieren – in nur einem Tag – und die Veränderungen direkt an das gesamte Unternehmen zu kommunizieren.

Das ist der Grund, warum wir uns dazu entschlossen haben, ARIS jedem, der es jetzt braucht, frei zur Verfügung zu stellen. Wir spenden unsere führende Software. Egal, ob Sie ein kleines oder großes Unternehmen sind, egal, wo auf der Welt Sie sind: Sie erhalten ARIS kostenlos, hier und jetzt.

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