Operational Excellence und Business Continuity Management sind in Krisenzeiten wichtiger denn je

Operational Excellence und Business Continuity Management sind in Krisenzeiten wichtiger denn je

Die Unterbrechung von Prozessen in der Beschaffungs- und Distributionslogistik erfordert Operational Excellence und Business Continuity Management

Unser Gesundheitssystem steht vor riesigen Herausforderungen. Dazu kommt noch eine weitere Gefahr: Die Unterbrechung der Prozesse in der Beschaffungs- und Distributionslogistik. Viele Grenzen sind im Moment nur bedingt passierbar. Speditionen müssen ihre Kapazitäten drastisch reduzieren. Logistikunternehmen informieren ihre Kunden, dass für bestimmte Regionen die normalen Transitzeiten ausgesetzt sind und Termine und Transitzeiten nicht mehr garantiert werden können. Die Automobilindustrie fährt ihre Produktion herunter.

Auch interkontinentale Lieferketten drohen abzureißen. So sind die Zugverbindungen von Zentralchina nach Deutschland bereits mehrfach zusammengebrochen, oder die Züge sind ohne Güter angekommen (von der chinesischen Provinz Shaanxi werden beispielsweise Kindersitze sowie Auto- und Maschinenteile nach Europa transportiert und von Mannheim aus weiterverteilt). Insbesondere die Logistik in der chemischen Industrie, dem Fahrzeugbau sowie der Textil- und Elektronikbranche ist gefährdet, denn hier erstrecken sich die Wertschöpfungsketten über viele Partnerunternehmen. Bei Produkten, die aus vielen Teilen montiert werden (z. B. Smartphones), führt schon das Fehlen einiger weniger Teile zum Stillstand der Produktion.

Zusammenfassend lässt sich sagen, wenn sich Unternehmen im Ausnahmezustand befinden, sind drei sensible Bereiche besonders betroffen:

  • Gesundheit und Verfügbarkeit der Mitarbeiter
  • Rückgang der Nachfrage
  • Unterbrechung von Logistikketten in der Beschaffung und Distribution

Unternehmen ergreifen derzeit betriebliche Maßnahmen, um ihre wichtigsten Abläufe und Prozesse aufrechtzuerhalten und verschiedene Szenarien zu bewältigen. Wichtige betriebliche Maßnahmen zur Aufrechterhaltung der Kernprozesse sind insbesondere:

  • Umplanung der Routen in der Beschaffungs- und Distributionslogistik
  • Prozessanpassungen, um die Belieferung von Lagern, Zweigstellen und Fabriken sicherzustellen
  • Enger Austausch mit Lieferanten oder Suche nach alternativen Lieferanten
  • Anpassung der Kapazitätsplanung an Kurzarbeit

All dies zeigt, dass Operational Excellence vor allem dann notwendig ist, wenn Unternehmen vor Herausforderungen stehen, die nicht alltäglich sind: Sie müssen ihre Beschaffungs- und Distributionsprozesse so effizient steuern, dass sie auf plötzlich eintretende Ereignisse schnell reagieren können. Unternehmen, die in den letzten Jahren in die Dokumentation, Analyse und Überwachung ihrer Geschäftsprozesse investiert haben, sind nun klar im Vorteil! Sie können jetzt mit ihren Werkzeugen schnell relevante Maßnahmen identifizieren und koordinieren.

Was ist ein Business Continuity Management System (BCMS) und wofür wird es eingesetzt?

Es geht darum, den Schaden zu minimieren und optimale Vorkehrungen für den Fall schwerwiegender Unterbrechungen zu treffen. Sehen wir uns das im Detail an:

  • Ein BCMS beinhaltet Pläne für die schnellstmögliche Wiederaufnahme des regulären Betriebs nach einer Unterbrechung.
  • Zwingende Voraussetzung für die Erstellung von Notfallplänen ist ein Verständnis der Kernprozesse und der daraus resultierenden Produkte und Dienstleistungen (mit allen Aspekten wie Zuständigkeiten, IT, Partner usw.).
  • ISO 22301 ist der international anerkannte Standard für BCMS. Sie schreibt vor, dass ein solches System auf der obersten Managementebene angesiedelt sein und regelmäßig überprüft werden muss.
  • Unter der Überschrift „Understanding the organization” wird die Rolle der Business-Impact- und Risikoanalyse hervorgehoben. Eine wichtige Rolle spielt außerdem die Prozessüberwachung, da nach der Implementierung eines BCMS Maßnahmen zur periodischen Überwachung und Bewertung durchgeführt werden müssen.
  • Die Überwachung von Beschaffungs- und Distributionsprozessen ist ein Anwendungsszenario für Prozess-Mining-Systeme. Mit solchen Systemen lassen sich Verzögerungen in Prozessen und deren Ursachen erkennen, um Gegenmaßnahmen festlegen zu können.

Darüber hinaus räumen Unternehmen dem Schutz ihrer Mitarbeiter und Kunden durch spezielle Richtlinien zur Reise- und Infektionsprävention hohe Priorität ein. Auch hier bewährt sich der umfassende Ansatz eines Enterprise-Management-Systems (EMS) auf der Grundlange von ARIS: Über eine sogenannte „Gelesen- und Verstanden”-Funktion werden die Richtlinien schnell verteilt, und es wird überprüft, ob sie von jedem einzelnen Mitarbeiter empfangen und verstanden wurden.

 

Hier erfahren Sie mehr über Enterprise-Management-Systeme.

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Robotic Process Automation – Erfolgsfaktor im Bankensektor

Robotic Process Automation – Erfolgsfaktor im Bankensektor

Seit Jahren steht bei deutschen Banken eine zentrale Frage im Vordergrund: Wie können die Kosten gesenkt werden, um zu den führenden internationalen Finanzhäusern aufzuschließen? Der wirkungsvollste Hebel dafür sind die Betriebskosten, da sie diese selbst beeinflussen können. Um diesen zu betätigen, entscheiden sich Banken für günstigeres Personal, die Verlagerung an kosteneffizientere Standorte oder Outsourcing in Near- oder Offshore-Zentren. Dem eigentlichen Kern des Problems – ineffizienten und teilweise manuellen Prozessen – hat man sich noch nicht ausreichend angenähert.

Mit Robotic Process Automation (RPA) hat sich innerhalb weniger Jahre ein Nischenprodukt zu einer validen Alternative für die Automatisierung und Optimierung von Abläufen entwickelt. Nach Schätzungen von Capgemini belaufen sich die Kosten für RPA nur etwa auf ein Drittel der Kosten einer Offshore-Ressource und nur etwa auf ein Fünftel einer Onshore-Ressource. McKinsey schätzt, dass in den nächsten Jahren etwa zehn bis 25 Prozent der Arbeit über alle Bankfunktionen hinweg von Maschinen übernommen wird. Für die Banken hat dies den Vorteil, dass sie Betriebskosten senken können und gleichzeitig den Mitarbeitern wieder mehr Zeit für Tätigkeiten wie beispielsweise Kundenservice und Innovationsprojekte zur Verfügung steht.

Den Anwendungsfeldern von RPA sind (fast) keine Grenzen gesetzt

Doch wo sollen Banken anfangen – bei den Klassikern im Front Office wie der Kontoeröffnung oder dem Kreditantrag? Oder bei Back-Office-Prozessen, etwa bei einem Geldwäsche-Verdachtsfall? Die Antwort lautet: sowohl als auch. Einsatzbereiche für RPA lassen sich in allen Bereichen der Bank finden, angefangen bei Tätigkeiten im Kundenservice (Verarbeitung eingehenden Schriftverkehrs der Kunden, Widersprüche, Wohnortwechsel), über Operations (falsche Kreditraten, nicht gezahlte Kreditkartenabrechnungen, überzogene Konten, Vertragsverlängerungen) und Compliance (Prüfungen bei Kontoauflösungen) bis in die Finanzabteilung (Rechnungseingang, Personalabrechnung, Kontoabgleich) und die IT (Bearbeitung einfacher Tickets wie etwa das Zurücksetzen von Passwörtern).

Roboter – allzeit einsatzbereit

In allen genannten Bereichen lassen sich Beispiele finden, bei denen Mitarbeiter mit verschiedenen Systemen arbeiten und Daten vom einen in das andere System übertragen müssen. Da nicht immer eine automatische Datenschnittstelle zur Verfügung steht, müssen sie sich mit Copy-and-Paste oder MS-Office selber helfen. Dies ist nicht nur eine langsame, sondern auch eine fehleranfällige Methode. RPA spielt immer dann seine Stärken aus, wenn Aufgaben routineartig durchzuführen sind, also mit einfachen Regeln, wenigen Ausnahmen und mittleren bis hohen Volumina. Der große Vorteil ist, dass ein Roboter im Vergleich zum Menschen nicht ermüdet oder unkonzentriert wird und seine Aufgabe ohne Pausen rund um die Uhr erledigen kann.

Um RPA erfolgreich einzusetzen, sollten folgende Aspekte beachtet werden:

  1. Der Roboter sollte für eine vollumfängliche (end-to-end) Automation von Prozessen eingesetzt werden. Dazu bietet sich der kombinierte Einsatz von RPA und BPMS (Business Process Management System) an, womöglich zusammen mit Künstlicher Intelligenz (KI). Dieser Aspekt wurde bereits von Matthias Rippert in einem vorangegangenen Blog-Beitrag erläutert.
  2. Der Roboter sollte in der Lage sein, unter Aufsicht („attended“, das heißt vom Benutzer gestartet), ohne Aufsicht („unattended“, also automatisch gestartet) und kombiniert („hybrid“) zu arbeiten. So lässt sich die gesamte Bandbreite an Automatisierungsaufgaben abdecken.
  3. Der Roboter muss ein breites Spektrum an vorhandenen Systemen bedienen können. Dies beinhaltet Systeme, die auf dem Mainframe, unter Linux/Unix, Windows oder Citrix laufen. Zudem muss ein Roboter in der Lage sein, mit Dokumenten umzugehen, um handschriftlich eingereichte Informationen in Systeme zu übertragen.

Bei der Auswahl eines geeigneten Use Cases und für eine erste Abschätzung des Nutzens von RPA bieten folgende Fragen Orientierung:

  • Welcher Anteil der Aufgaben in bestimmten Bereichen ist manuell? Wie häufig werden diese Tätigkeiten durchgeführt? Wie viel Zeit beanspruchen die Aufgaben?
  • Wie viele verschiedene Systeme werden von einem Mitarbeiter für die Ausführung der Aufgaben benötigt? Welche Technologien werden dafür verwendet?
  • Wie stark behindert die fehlende Integration von Systemen die Produktivität der Mitarbeiter? Wie viele Mitarbeiter sind davon betroffen?
  • Welche Vorteile würden entstehen, wenn die Mitarbeiter entlastet würden?
  • Welche Nachteile entstehen durch die fehlerhafte Bearbeitung der Aufgaben?

Mit RPA Prozesse optimieren und Betriebskosten senken

Zahlreiche internationale Geldinstitute haben bereits erfolgreiche RPA-Projekte durchgeführt und beweisen, dass hier echte Potenziale für eine Senkung der Betriebskosten liegen. Nun liegt es an den Banken hierzulande, mit eigenen, ganzheitlichen Ansätzen nachzuziehen.

Wenn Sie mehr über das RPA-Angebot der Software AG erfahren möchten, klicken Sie hier.

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