Warum brauchen wir ein Wertversprechen für BPM? Analysten gehen von einem Wachstum des Marktes für Geschäftsprozessmanagement (engl. Business Process Management – BPM) um 16 Milliarden USD bis 2023 bei einer jährlichen Steigerung (CAGR) von 14% aus.
Gleichwohl fragen sehr viele Leute in verschiedenen Rollen, aus verschiedenen Geschäftsbereichen und über alle Branchen hinweg regelmäßig nach dem Wert das Prozessmanagements für ihr Unternehmen. Wichtig ist dies häufig auch für die Vorbereitung einer stichhaltigen Argumentation für das Management.
Ein gemeinsames Verständnis von Geschäftsprozessmanagement – worüber sprechen wir?
Um diese Frage korrekt zu beantworten bedarf es eines gemeinsamen Verständnisses von Geschäftsprozessmanagement. Es geht nicht nur um Prozessmodellierung und nicht nur um Automatisierung. Auch sprechen wir nicht von einem zeitlich begrenztem BPM-Projekt oder der Analyse einer Momentaufnahme, um Quick Wins zu identifizieren und zu bearbeiten. Vielmehr muss Prozessmanagement als ganzheitlicher Ansatz für die Transformation von Unternehmen verstanden werden – von der Strategie über das Design von Veränderungen, deren Implementierung, Ausführung und Überwachung sowie der kontinuierlichen Wiederholung dieser Phasen im Sinne eines Lebenszyklus. Sobald dieses Verständnis von allen Beteiligten geteilt wird, kann über den Wert gesprochen werden, der Prozessmanagement für Unternehmen bringen kann.
Auf einen Blick: BPMN 2.0
Checkliste: Prozesse gestalten
Die fünf wichtigsten Gründe für Geschäftsprozessmanagement
Aufbrechen von Silos durch Transparenz und eine “Lingua Franca”
Viele Unternehmen kämpfen mit isolierten Prozessen, während ein Gesamtbild einschließlich der Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Aktivitäten im Ende-zu-Ende-Prozess fehlt. Prozessmanagement startet mit einem gut durchdachten Prozess-Design und überwacht die produktiven Abläufe von ihrer Initiierung bis zu ihrem Abschluss. Dies passiert sowohl auf einer detaillierten (schrittweise) als auch auf einer aggregierten Ebene (mit Process Mining). Auf diese Weise werden Abläufe messbar und gleichzeitig alle Fakten, Zahlen und Erkenntnisse geliefert, die für die Entscheidungsfindung auf unterschiedlichen Geschäftsebenen erforderlich sind. Gleichzeitig bricht dieser Ansatz Silos, die häufig an den Übergangen zwischen „benachbarten“ Abteilungen beobachtet werden können, auf und liefert eine gemeinsame Sprache – eine Lingua Franca – die von der gesamten Organisation verstanden wird. Somit ist Prozessmanagement in der Lage, die Kommunikationslücke zwischen Abteilungen, und damit auch zwischen Business und IT, zu überbrücken.
Agile Reaktionsfähigkeit auf sich ändernde Umstände
Mehr als jemals zuvor müssen Unternehmen schnell auf Veränderungen im Markt, im Ökosystem und in den vorhandenen Technologien, in der Gesellschaft aber auch auf neue gesetzliche Regelungen reagieren. Prozessmanagement ermöglicht es Unternehmen, Anpassungen vorzunehmen oder neue Arbeitsweisungen zu schaffen, diese unmittelbar an die Belegschaft zu kommunizieren sowie deren Einhaltung effektiv sicherzustellen. Die Evolution von Prozessen wird damit präzise dokumentiert und gibt den Prozessverantwortlichen die Möglichkeit, Auswirkungen von Änderungen von Anfang bis Ende zu verstehen und zu prognostizieren. Es handelt sich damit um eine bestmögliche Vorbereitung, um eine schnelle und dennoch nachhaltige Reaktionsfähigkeit herzustellen. Wie in der anhaltenden COVID-19-Krise beobachtet werden kann, ist dies ein wichtiger Faktor für die Widerstandsfähigkeit von Organisationen weltweit.
Erarbeitung von Best Practices und kontinuierliche Produktivitätssteigerung
Prozessmanagement ermöglicht den Verantwortlichen, die Leistung neuer Prozesse und die Auswirkungen vorgenommener Änderungen zu prognostizieren. Dies ist essenziell, um Schwachstellen und Engpässe bereits von Beginn an – insbesondere vor der Implementierung – zu vermeiden. Zudem können Redundanzen und fehleranfällige Aufgaben identifiziert werden, was zu stark fokussierten Automatisierungsinitiativen führt. Auf Basis diese Prognosen und Erfahrungswertanalysen können diejenigen Automatisierungskandidaten priorisiert werden, die den größten Wert für das Unternehmen erwarten lassen. Es werden Ineffizienzen beseitigt und somit Kosten- und Zeitbedarf reduziert, die Effektivität verbessert und die Konsistenz in der Ausführung, bedingt durch Standardisierung, sichergestellt. Schließlich sind Unternehmen in der Lage, ihre Prozesse kontinuierlich zu verbessern und Best Practices herauszukristallisieren.
Risikominimierung und Compliance als Kontrollinstrumente
Unternehmen müssen in Ihrem Handeln eine Vielzahl von Regeln beachten. Es handelt sich insbesondere um Gesetze, branchenspezifische Vorschriften und Normen (z.B. ISO) aber auch selbst auferlegte Regeln, so genannte Business Rules. Dies gilt nicht nur für Unternehmen im regulierten Umfeld, wie der Pharma-, Chemie- oder Versicherungsbranche, sondern für alle Unternehmen weltweit. Die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung, engl. General Data Protection Regulation – GDPR) ist ein hervorragendes Beispiel aus der jüngsten Vergangenheit. Die Verordnung betrifft alle Unternehmen, die Daten von EU-Bürgern verarbeiten – insbesondere in ihrer eigenen Kundenbasis. Fehlt der Überblick über die Aktivitäten im Unternehmen, in denen entsprechende Daten verarbeitet werden, fehlt ebenso die Möglichkeit sicherzustellen, dass diese Verordnung im eigenen Unternehmen umsetzt wird. Oder umgekehrt: Die Kenntnis der betroffenen Aktivitäten reduziert das Risiko möglicher Strafen, da die notwendigen Vorkehrungen zielgerichtet und schnell getroffen werden können. Prozessmanagement kann daher als wichtiges Kontrollinstrument für Organisationen verstanden werden, welches Unternehmen ist die Lage versetzt, schnell auf sich ändernden Vorschriften zu reagieren. Die Einhaltung kann planerisch durch die vorhandenen Dokumentationen, aber auch operativ, durch eine Überwachung auf Instanzebene, nachgewiesen werden. Prozessmanagement integriert auf die Weise Compliance in den Prozesslebenszyklus und liefert den Input für interne und externe Audits.
Zufriedenheit von Mitarbeitern und Kunden
Mitarbeiter stehen häufig unter hohem Druck, mehr Leistung schneller zu erbringen. Prozessmanagement ermöglicht eine kontinuierliche Straffung der Prozesse, die Automatisierung repetitiver Aufgaben, die Identifikation und Beseitigung nicht erforderlicher Aktivitäten sowie die klare Definition von Verantwortlichkeiten entlang der Ende-zu-Ende-Prozesse. Mitarbeiter erlangen dadurch mehr Freiraum, um sich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren und erleben dadurch weniger Frustration im Arbeitsalltag. Die Belegschaft kann zudem in den unmittelbaren Austausch mit Prozessverantwortlichen eintreten, und damit wertvollen Input für Verbesserungen aus erster Hand liefern. Dies erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeiter, vereinfacht und verbessert aber auch die Interaktion mit und die Fokussierung auf den Kunden, da die Zusammenhänge zwischen internen Prozessen und dem Kundenerlegniss gezielt optimiert werden.
Vorteile von Geschäftsprozessmanagement
Geschäftsprozessmanagement ermöglicht es Unternehmen, in die eigene Aufbau- und Ablauforganisation zu blicken und Zusammenhänge von Anfang bis Ende strukturiert nachzuvollziehen. Dies beginnt meist mit dem Entwurf oder der Dokumentation von Geschäftsprozessen für einen bestimmten Zweck – beispielsweise zur Qualitätszertifizierung (z.B. ISO9001) oder für das Anforderungsmanagement zur Auswahl der richtigen Software. Der Wert steigt jedoch erst mit der Erreichung höherer Reifegrade überproportional an, da dadurch neue Anwendungsfälle bis hin zu einem echten operativen Management des Unternehmens möglich wird. Die Einbeziehung einer großen Anzahl von Mitarbeitern über alle Ebenen hinweg löst zudem das Silodenken in vielen Unternehmen auf und erlaubt damit eine prozessorientierte und abteilungsübergreifende Sicht auf den eigenen Wertbeitrag.
Nicht zu vernachlässigen ist dabei die Auswahl der richtigen technischen Unterstützung in Form eines Prozessmanagement-Werkzeugs. Mitarbeiter müssen dieses aktiv und intuitiv bedienen (können), um die Potenziale des Prozessmanagements voll ausschöpfen zu können. Darüber hinaus muss die Software in der Lage sein, mit den wachsenden Anforderungen und über die Zeit hinzukommenden Anwendungsfällen des Unternehmens Schritt zu halten – beginnend mit den anfänglichen Modellierungsaufgaben über die Analyse der operativen Prozesse bis hin zum Management des Unternehmens als Ganzes (Enterprise Management System).
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Es ist eine Reise voller Unwägbarkeiten. Zirka 30 Tage ist ein Container vom chinesischen Ningbo-Zhoushan nach Hamburg per Schiff unterwegs. Durch drei verschiedene Klimazonen führt der Weg, Tropenstürme, Salzwasser-Fluten und starke Temperaturen-Schwankungen setzen der Fracht zu. Wie kann das Internet of Things (IoT) Logistikunternehmen bei dieser Herausforderung helfen?
Schätzungen zufolge gehen Tausende von Containern jedes Jahr verloren. Obendrein ist die Reise mit dem Erreichen des Elbehafens selten vorbei, Subunternehmer und verschiedene Transportsysteme wie Straße und Schiene wechseln sich ab. Den Kunden und Logistikern bleibt bei alldem oft nur eines: Abwarten. Doch für das Prinzip Hoffnung zahlen sie einen hohen Preis, wenn der Schaden an wertvollen oder verderblichen Gütern erst nach dem wochenlangen Transport offenkundig wird.
Chance IoT: Neues Geschäftsmodelle High Value Goods Transportation
Die Logistik befindet sich inmitten einer radikalen Transformation. Daher ist es nicht nur wichtig, das eigene Geschäftsmodell zu optimieren, sondern auch neue Business-Modelle zu entwickeln, die zusätzliche Umsatzmöglichkeiten und Alleinstellungsmerkmale in einem immer härteren Wettbewerb schaffen. Die besagten Unwägbarkeiten des Transportweges bieten dafür die Chance, wenn Gewissheit zum Service wird.
Davon ist auch die Software AG überzeugt. Für den Bereich des sogenannten High Value Goods Transportation hat sie eine Lösung entwickelt, die sich für Logistiker und deren Kunden gleichermaßen auszahlt. Reinhold Peters, Business Consultant bei dem Unternehmen aus Darmstadt, fasst zusammen:
„Wir schaffen den 360-Grad-Blick auf die Supply-Chain und sorgen so für maximale Transparenz.“
Smarte Container, ausgestattet mit Sensoren, liefern alle Daten rund um das transportierte Gut in Echtzeit an die IoT-Plattform Cumulocity. Die IoT-Devices übertragen beim Transport z.B. diese Daten:
Standort
Temperatur
Umgebungslicht
Luftfeuchtigkeit
Vibration
Mit Hilfe intelligenter Regeln werden daraus Warnungen, wenn Schwellwerte erreicht und die Bestellungen gefährdet sind. Über ein Dashboard haben Logistiker wie Auftraggeber gleichermaßen die Möglichkeit, den Zustand der Ware und ihren Weg zu verfolgen und frühzeitig auf alle Eventualitäten zu reagieren. Peters:
„Im Ergebnis haben wir hier eine umfassende End-to-End-IoT-Lösung für die Logistik-Industrie.“
Oft heißt es, dass jede Reise mit dem ersten Schritt beginne, doch so eine Reise will zuvor bereits gut geplant sein. Daher kommt neben dem Monitoring des Transports auch Process Mining schon bei der Planung und Vorbereitung zum Einsatz. Die Software AG kann dafür auf eine eigene Integrationslösung zurückgreifen und über mehrere 100 Connectoren beispielsweise die Daten eines SAP-Systems oder sämtliche andere Quellen des Kunden nutzen. Der Clou: So wird es möglich, alle Prozesse transparent zu machen – vom ersten Kontakt mit dem Kunden bis zum Abschluss der Lieferung. Logistikunternehmen können jederzeit all ihre Fragen beantworten:
Wo sind manuelle Arbeiten erforderlich?
Wo gibt es Verzögerungen?
Wo Probleme?
„Künstliche Intelligenz und Machine Learning helfen künftig dabei Ergebnisse selbst komplexester Prozesse richtig zu deuten“, skizziert Peters die mögliche Zukunft. Dabei dient das Process Mining nicht zur einmaligen, sondern durch die Verbindung mit dem Produktivsystem in der Cloud-Umgebung Aris zur permanenten Optimierung.
Das Ergebnis sind höhere Effizienz, absolute Transparenz und ein Logistik-Geschäftsmodell, das bereit ist für alle Unwägbarkeiten. Ganz gleich, wohin die Reise geht.
Seit 50 Jahren unterstützen wir von der Software AG Firmen bei der digitalen Transformation. Als einer der Weltmarktführer bei Software-Lösungen für Unternehmen kennen wir die Herausforderungen des täglichen Business und wissen um die Besonderheiten der jeweiligen Branchen. Gerade für die Logistikbranche sehen wir ein enormes Potenzial durch den Einsatz smarter Technologien. Daher freuen wir uns auch, vom 21. Oktober bis 23. Oktober beim diesjährigen BVL Kongress dabei zu sein. Nutzen Sie die Gelegenheit und kommen Sie mit uns zur digitalen Zukunft der Logistik ins Gespräch.
Wieso eigentlich Process Mining? Immer mehr Unternehmen optimieren ihre Geschäftsprozesse mithilfe von Software. Der Grund dafür sind fundamentale Veränderungen: Digitalisierung und Globalisierung haben den Wettbewerb für immer verändert.
Die Welt von heute ist volatil und komplex. Lösungswege sind nicht immer eindeutig und mit Unsicherheiten behaftet. Kundenanforderungen und Geschäftsmodelle wandeln sich schneller denn je. Selbst bei einer ausgeklügelten Planung sind Unternehmen nicht sicher, ob sich der gewünschte Effekt einstellt. Jedes Unternehmen muss die eigenen Prozesse daher kontinuierlich überprüfen und verbessern. Wenn Unternehmen auf den konstanten Wandel und neuartige Mitbewerber vorbereitet sein möchten, sollten Sie sich mit Process Mining befassen. In diesem Artikel blicken wir darauf, welche konkreten Vorteile Sie in der Praxis mit Process Mining für Ihr Unternehmen realisieren können.
Welche Unternehmen profitieren von Process Mining?
Die Verbesserung von Prozesse kann ein schwieriges Geschäft sein, denn meist ist nicht offensichtlich wo die Engpässe liegen und Ursachen für schlechte Prozesse zu suchen sind. Process Mining hilft dabei zu verstehen, wo Zeit verschwendet wird und Optimierungspotenzial verborgen liegt.
Woran erkennen Sie, dass Ihr Unternehmen von Process Mining profitieren kann?
Prozesse sind ineffizient
Zuständigkeiten sind unklar
Prozesse orientieren sich an Silos bzw. sind an organisatorischen Einheiten ausgerichtet
Best Practices werden nicht weitergegeben
Änderungen erfolgen reaktiv und beseitigen nicht die Ursachen, sondern lediglich die Symptome
Der Erfolg von Prozessänderungen kann nur mit hohem Aufwand gemessen werden
Starre Abläufe verhindern eine agile, flexible und innovative Arbeitsweise
Workarounds sind Teil der Unternehmenskultur
Process Mining ermöglicht es Unternehmen aus allen Branchen, diese Probleme anzugehen, ihre Prozesse zu harmonisieren und beispielsweise Durchlaufzeiten, Prozesskosten, Prozessstabilität oder Compliance zu optimieren.
Wie kann Process Mining konkret helfen?
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen schreitet voran. Folglich sollten Prozesse auch digital optimiert werden. Lesen Sie hier, worauf Sie beim Vergleich der Anbieter besonders achten sollten, und welche Vorteile Process Mining per Software bietet:
Transparenz: Das Unternehmen wirklich verstehen
Sinnvolle Änderungsprozesse beginnen mit einem tiefgreifenden Verständnis für das zugrundeliegende Problem. Wenn Sie Ihre Prozesse verbessern möchten, muss der erste Schritt eine intensive Analyse des Ist-Zustandes sein:
Dokumentieren und visualisieren Sie Ihre Prozesse: Grafische Darstellung statt unstrukturierter Daten und Dokumente
Vergleichen Sie Soll- und Ist-Zustand
Datenbasierte Entscheidungen statt Bauchgefühl
Identifizieren Sie Muster, Anomalien, Ursachen und Wirkung
Betrachten Sie Ihr Unternehmen aus verschiedenen Perspektiven – intern oder extern (beispielsweise aus der Kundenperspektive) – und gewinnen Sie so neue Erkenntnisse
Unternehmensstrategie umsetzen: Halten Sie Ihre Prozesse tatsächlich ein?
Wenn es um die Konsistenz Ihrer Prozesse (und damit Konsistenz der Ergebnisse) geht, sollten Sie sich nicht auf Vermutungen verlassen. Finden Sie heraus, wie Ihre Prozesse tatsächlich ablaufen! Dabei hilft Ihnen Process Mining. Darüber hinaus zeigt Process Mining Zusammenhänge auf und ermöglicht es Ihnen:
Strategien strukturiert zu entwickeln, zu simulieren und auszurollen
Kennzahlen (KPIs) für relevante Geschäftsprozesse zu definieren, zu überwachen und zu bewerten
Probleme bei der Umsetzung und Ausführung von Prozessen zu erkennen
Prozesseffizienz optimieren: Mehr als Kosten senken
Die (fortlaufende) Optimierung von Prozessen ist das Kernanliegen von Process Mining. Die Software hilft Ihnen dabei Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren und Ihr Unternehmen effizienter zu machen. Dies bedeutet in der Praxis:
Prozessabweichungen erkennen, Korrekturen vornehmen und Prozesse transformieren
Prozesseffizienz erhöhen: Interaktive Analytics erkennen Leistungstreiber, unnötige Schritte und Korrelationen zwischen Erfolgsfaktoren
Kosten, Zeit und manuelle Aufwände sparen
Engpässe und Schwachstellen identifizieren und beseitigen
Prozessharmonisierung: Bei Zielkonflikten zwischen Prozessen kann eine Harmonisierung die negativen Effekte minimieren
Unklare Zuständigkeiten beseitigen
Kostenoptimierungen durch Outsourcing oder Zusammenfassung von internen Dienstleistungen in zentralen Einheiten aufzeigen (Shared Services)
Investitionsmöglichkeiten erkennen, etwa wo Automatisierungsaktivitäten (wie Robotic Process Automation) Sinn machen oder Mitarbeiter zusätzliches Training benötigen
Use Cases für Process Mining
Best Practices zum Standard machen
Sie wissen zwar, welche Abteilungen die besten Ergebnisse liefern, aber Sie können diese Best Practices nicht auf andere Bereiche übertragen? Process Mining identifiziert die besten Prozesse und hilft, diese zu reproduzieren.
Wenn alle Ihre Teams fehlerfreie, schnelle Prozesse einhalten, können Sie z.B. ambitionierte SLAs einhalten und sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.
Mitarbeiterzufriedenheit: Bessere Prozesse für höhere Mitarbeiterbindung
Wissen und Know-How sind heute das A und O für den Unternehmenserfolg. Diese Kompetenz möchten Sie in Form Ihrer Mitarbeiter im Unternehmen halten. Process Mining trägt dazu bei durch:
Die Erhöhung der Prozessqualität: Verkürzen Sie z.B. Freigabeprozesse und ersparen Sie Mitarbeitern Aufwände
Eine kontinuierliche Verbesserung und Überprüfung der Prozesse signalisiert Ihren Mitarbeitern, dass sich Ihr Unternehmen in die richtige Richtung bewegt
Schnelle Anpassungen an veränderte Marktbedingungen
Process Mining unterstützt Sie dabei, selbst bei einer einschneidenden Veränderung von Marktbedingungen und Kundenanforderungen (etwa aufgrund einer Pandemie) die notwendigen Anpassungen schnell zu durchdenken, ihre Auswirkungen abzuschätzen und Ihre Prozesse adäquat anzupassen.
Compliance vereinfachen Gesetze und Regeln einzuhalten wird für Unternehmen immer schwieriger und aufwändiger. Auch hier kann Process Mining unterstützen:
Non-Compliance verhindern: Effiziente Identifizierung von Compliance-Problemen und Einführung von Standardprozessen für Compliance in der gesamten Organisation
Schnellere Erkennung von Abweichungen von den Compliance-Prozessen in Unternehmensteilen
Risiken überwachen und Strafen vermeiden
Unterstützen Sie interne und externe Audits und senken Sie die entsprechenden Kosten und Aufwände
Leichter Start
Viele Process Mining Anbieter setzen darauf, dass Sie direkt mit der Arbeit loslegen können. Die Einstiegshürden sind niedrig:
Das Process Mining Tool kann direkt in der Cloud genutzt werden
Prozessoptimierung per grafischen Editor – ganz ohne Programmierkenntnisse und Beratungsleistungen
Ad-hoc Optimierungen anhand von Datenuploads aus abgegrenzten Prozesse
Übernahme von Best Practices als Startpunkt der Prozessdokumentation
Geschäftsprozessanalyse-as-a-Service: ARIS aus der Cloud ist Ihre Process-Mining-Software mit sehr niedrigen Einstiegsbarrieren. Sie müssen nichts installieren und können sofort starten. Die Software ist in verschiedenen Editionen mit unterschiedlichem Funktionsumfang verfügbar. Auch als kleines Team können Sie also direkt beginnen und später tiefer einsteigen.
Einfache Umsetzung von Änderungen
Prozessänderungen können bei vielen Process-Mining-Tools direkt angestoßen, freigegeben und ausgerollt werden. Die betroffenen Mitarbeiter werden sofort über die Veränderungen informiert. Eine grafische Darstellung der Änderungen hilft ihnen, die Verbesserungen zu verstehen.
Innovative Unternehmen haben zufriedene Kunden. Mit Process Mining können Unternehmen besser und flexibler auf die Anforderungen ihrer Kunden eingehen und z.B. analysieren, ob die Customer Experience wie gewünscht funktioniert. So lassen sich etwa die Ursachen von Lieferverspätungen aufdecken, die Reaktionszeiten des Kundenservices verringern oder das Kunden-Onboarding drastisch beschleunigen.
Wieso Sie jetzt mit Process Mining starten sollten
Unternehmen sind heute mehr denn je darauf angewiesen, Schwachstellen in ihren Prozessen zu identifizieren und zu verbessern sowie Optimierungspotenziale auszuschöpfen. Process Mining ist in Zeiten von Big Data ein sehr effizienter Weg, um Daten im logischen Kontext mit dem Prozesswissen zu analysieren und Zusammenhänge besser zu verstehen. Unternehmen bietet sich die Chance Ihr Geschäftsprozess-Management digital aufzustellen und Mehrwerte schnell zu heben.
Wieso sollten Unternehmen sich für eine Software für Process Mining entscheiden? Und was hat Process Mining mit den Simpsons zu tun?
In Folge 14 der sechsten Staffel ist Bart in einem Observatorium. Er schaut zufällig durch ein Teleskop und sieht einen Kometen, der direkt auf Springfield zurast. Nachdem der verheerende Einschlag ausbleibt, macht der Barkeeper Moe den Vorschlag, wie man solche Gefahren für den Planeten in Zukunft vermeiden könnte:
„Wir brennen einfach das Observatorium nieder, dann kann so etwas nie wieder passieren!“
Erkennen Sie hier Analogien zu Ihrem Unternehmen? Sicher, zu viele Informationen können einem den Tag verderben. Aber es hilft auch nicht, die Augen vor den Tatsachen zu verschließen. Welche Art von „Teleskop“ brauchen Sie für Ihren Geschäftsbereich, und worauf sollten Sie es richten?
Prozessmanagement: Kernprozesse analysieren und Schwachstellen identifizieren
Sie müssen die Leistung Ihrer relevanten End-to-End-Kernprozesse kennen und wissen, welche Probleme auftreten:
Order to Cash (von der Bestellung bis zum Zahlungseingang, Procure to Pay (vom Wareneinkauf bis zur Zahlungsanweisung), Kundenservice (allgemein)
An vielen dieser Prozesse sind Ihre Kunden direkt beteiligt – bestimmte Prozessschritte sind die Berührungspunkte mit den Kunden. Das bedeutet: Lange Reaktionszeiten oder schlechte Qualität können sich unmittelbar auf die Kundenzufriedenheit auswirken.
Es ist notwendig, Bedrohungen (Kometen) zu identifizieren, die entweder für einen konkreten Einzelfall bestehen oder sogar struktureller Natur sind. Mit anderen Worten: Es reicht nicht aus, Durchschnittswerte der relevanten KPIs zu berechnen. Sie müssen jede einzelne Prozessausführung überwachen, um bei Problemen direkt eingreifen zu können. Die Einwohner von Springfield können ein Lied davon singen, wie wenig hilfreich es ist, dass Kometen in 99,99 Prozent der Fälle die Erde verfehlen, wenn sie zu den anderen 0,01 Prozent gehören.
Prozess Mining: Strukturelle Probleme erkennen und Optimierungen ermöglichen
Sie müssen feststellen, ob es strukturelle Probleme gibt, die immer wieder Schwierigkeiten verursachen. Diese sind zum Beispiel:
Unklare Zuständigkeiten im Kundenservice-Center
Diese haben Ping-Pong-Effekte und lange Ticket-Bearbeitungszeiten zur Folge
Häufige Auftragsänderungen und komplexe Genehmigungsregel
Speziell im Einkauf resultieren daraus zeitraubende Prozess-Schleifen und lange Vorlaufzeiten
Unzureichende Koordination von Geschäftsprozessen
Bei der Bearbeitung von Anträgen für Lebens- und Krankenversicherungen kann unzureichende Abstimmung mit dem medizinischen Dienst zu wiederholten Nachfragen beim Antragssteller und langen Antwortzeiten führen. Im schlimmsten Fall verlieren Sie Kunden an einen Wettbewerber.
ARIS Process Mining ist branchenübergreifend die Lösung für diese Herausforderungen: Es erlaubt die Analyse aller End-to-End-Prozesse und hilft Ihnen, Probleme zu erkennen und sofort zu beseitigen.
Zünden Sie nicht das Observatorium an. Lassen Sie lieber Ihre Fachbereichsleiter in Ihr Process-Mining-Observatorium.
Ob in der Gesellschaft, im Geschäftsleben oder im privaten Umfeld – bei Veränderungen sind schnelle Reaktionen gefragt. Denn nur so lassen sich Auswirkungen und Risiken in Grenzen halten.
In der Geschäftswelt haben Sie bestimmt schon längst damit begonnen, die nötigen Vorkehrungen zu treffen, damit Ihr Unternehmen möglichst normal weiterlaufen kann – auch wenn „Business as usual“ derzeit undenkbar ist. Mit unseren zehn Business-Continuity-Tipps möchten wir Sie in dieser fordernden Zeit unterstützen.
1. Reagieren Sie schnell, und reagieren Sie richtig
Nehmen Sie sich Zeit, um die Lage zu erfassen und Risiken zu bewerten. Legen Sie Prioritäten fest. Und dann: Handeln Sie!
2. Behalten Sie den Überblick
Sprechen Sie zur rechten Zeit mit den richtigen Personen. Wenn ein Notfall eintritt, brauchen diese einen gut strukturierten Plan sowie Anweisungen aus der Führungsebene.
3. Machen Sie einen Plan – oder besser zwei
Bereiten Sie Maßnahmen vor, stellen Sie eine Taskforce auf, planen Sie die Kommunikation. Und erstellen Sie für alle Fälle gleich noch einen Back-up-Plan.
4. Kommunizieren Sie so viel wie möglich
Beziehen Sie die Führungsebene ein, halten Sie Ihre Teams auf dem Laufenden, informieren Sie Ihre Kunden. Benennen Sie eine Sprecherin oder einen Sprecher. Hören Sie aufmerksam zu. Hinweise und Ratschläge können von überall kommen.
5. Bauen Sie das passende Team auf
Der Erfolg einer Taskforce hängt von ihren Mitgliedern ab. Sie brauchen Menschen, die anpacken – mit starker Führungspersönlichkeit und Innovationskraft.
6. Begrenzen Sie die Auswirkungen für Ihre Kunden
Kümmern Sie sich gut um Ihre Kunden. So sichern Sie sich deren Vertrauen, jetzt und in Zukunft.
7. Bilden Sie Ihre Teams aus
Sorgen Sie dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern die neuen Arbeitsmethoden – unabhängig von deren Position und Einsatzort.
8. Treffen und dokumentieren Sie sichere Entscheidungen
Wenn die jetzige Situation überstanden ist, werden Gesetze und Vorschriften nach wie vor gültig sein. Ebenso werden Verstöße ihre Folgen haben. Halten Sie bei der Dokumentation Ihrer Entscheidungen die Richtlinien und Verfahren ein.
9. Planen Sie für die Zeit danach
Gutes Krisenmanagement ist auf künftige Stärken ausgerichtet. Machen Sie sich startklar. Legen Sie eine Strategie für die Zeit nach der Krise fest. Und pflegen Sie die Kommunikation weiter.
10. Bereiten Sie sich auf die nächste Krise vor
Lernen Sie aus Ihren Erfahrungen. Passen Sie die Geschäftsabläufe an, um in Zukunft noch besser gewappnet zu sein.
Ihnen ist vielleicht aufgefallen, dass unsere Tipps alle mit Prozessen zu tun haben: Änderung von Prozessen, Kommunikationsprozesse, Ausrichtung von Prozessen auf Unbekanntes. Es gilt, ihre Prozesse zu analysieren, entsprechend zu agieren, die Prozesse anzupassen und Resilienz aufzubauen: Analyze, Act, Adapt, Achieve. Weitere Informationen zu den „4 As“ finden Sie in dieser Infografik. Teilen Sie die 4As gerne mit Ihren Peers!
Seien Sie effektiv. Seien Sie proaktiv. Seien Sie flexibel. Und, ganz wichtig: Bewahren Sie die Ruhe, und halten Sie an Ihren Business-Continuity-Plänen fest.
Hier erfahren Sie, wie ARIS Ihnen hilft, Ihr Unternehmen in der Spur zu halten. Zur kostenlosen Version von ARIS geht es hier.
Ich hoffe, Sie sind gesund und es geht Ihnen gut – soweit dies möglich ist in diesen turbulenten Zeiten. Ja, die aktuelle Situation ist alles andere als einfach. Wir alle – auch ich – müssen uns an die veränderten Umstände anpassen. Das Arbeiten von Zuhause zum Beispiel.
Viele Unternehmen meistern die Anpassung an die neue Situation im Moment sehr gut. Das ist ein beruhigendes Zeichen in unruhigen Zeiten. Ich sehe allerdings auch, dass einige unserer Kunden, Partner und Lieferanten (und viele andere Unternehmen) mit diesen Veränderungen zu kämpfen haben. Lieferketten aufrechtzuerhalten, ist eine Herausforderung; Unternehmen kämpfen um neue Aufträge; neue Kundenanforderungen entstehen.
Ein Grund, warum die Software AG sich schnell an die neue Situation anpassen konnte, sind unsere großartigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Einen anderen Grund sehe ich darin, dass wir als Unternehmen selbst ARIS einsetzen, als unsere Software für Geschäftsprozessmanagement. ARIS hat uns geholfen, die Auswirkungen der aktuellen Situation auf unser Geschäft zu analysieren, Risiken einzuschätzen und zu priorisieren. ARIS hat uns auch geholfen, neue Prozesse zu etablieren – in nur einem Tag – und die Veränderungen direkt an das gesamte Unternehmen zu kommunizieren.
Das ist der Grund, warum wir uns dazu entschlossen haben, ARIS jedem, der es jetzt braucht, frei zur Verfügung zu stellen. Wir spenden unsere führende Software. Egal, ob Sie ein kleines oder großes Unternehmen sind, egal, wo auf der Welt Sie sind: Sie erhalten ARIS kostenlos, hier und jetzt.
Und das ist unser Angebot: Sie bekommen ARIS umsonst. Sie müssen nichts kaufen. Sie können JETZT loslegen. Wir haben ein Lösungspaket geschnürt – mit Best Practices, Standard-Reports, einfachen Modellierungs- und Kommunikationstools.
Dieses Paket steht jetzt für Sie bereit. Ihre Teams brauchen kein Training. Alles unkompliziert und schnell, denn das Paket liegt in der Cloud. Unser ARIS-Partnernetzwerk und unser eigenes Professional Services-Team stehen bereit, Sie mit speziellen Services “remote” zu unterstützen.
Als Software AG möchten wir Ihnen helfen, die Bruchstellen in Ihrem Unternehmen zu heilen, in dieser alles anderen als einfachen Zeit. Wir möchten Ihnen helfen. Deshalb bieten wir Ihnen für eine Zeit von sechs Monaten freien Zugriff auf ARIS. Wir möchten Sie dabei unterstützen, Ihr Unternehmen erfolgreich durch diese Krise zu steuern, damit Sie schneller wieder aus der Krise herauskommen.
Gehen Sie auf unsere Website. Dort finden Sie alles, was Sie brauchen, um JETZT loszulegen. Vom direkten Zugriff auf ARIS über einen Gutschein-Code, Tipps und Tricks, Remote Services in unserem ARIS HUB bis zu Erklärvideos, um Ihr Projekt sofort zu starten.
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