10 Vorteile von Process Mining: Wieso Unternehmen bei der Optimierung ihrer Prozesse auf Software setzen sollten
Wieso eigentlich Process Mining? Immer mehr Unternehmen optimieren ihre Geschäftsprozesse mithilfe von Software. Der Grund dafür sind fundamentale Veränderungen: Digitalisierung und Globalisierung haben den Wettbewerb für immer verändert.
Die Welt von heute ist volatil und komplex. Lösungswege sind nicht immer eindeutig und mit Unsicherheiten behaftet. Kundenanforderungen und Geschäftsmodelle wandeln sich schneller denn je. Selbst bei einer ausgeklügelten Planung sind Unternehmen nicht sicher, ob sich der gewünschte Effekt einstellt. Jedes Unternehmen muss die eigenen Prozesse daher kontinuierlich überprüfen und verbessern. Wenn Unternehmen auf den konstanten Wandel und neuartige Mitbewerber vorbereitet sein möchten, sollten Sie sich mit Process Mining befassen. In diesem Artikel blicken wir darauf, welche konkreten Vorteile Sie in der Praxis mit Process Mining für Ihr Unternehmen realisieren können.
Welche Unternehmen profitieren von Process Mining?
Die Verbesserung von Prozesse kann ein schwieriges Geschäft sein, denn meist ist nicht offensichtlich wo die Engpässe liegen und Ursachen für schlechte Prozesse zu suchen sind. Process Mining hilft dabei zu verstehen, wo Zeit verschwendet wird und Optimierungspotenzial verborgen liegt.
Woran erkennen Sie, dass Ihr Unternehmen von Process Mining profitieren kann?
- Prozesse sind ineffizient
- Zuständigkeiten sind unklar
- Prozesse orientieren sich an Silos bzw. sind an organisatorischen Einheiten ausgerichtet
- Best Practices werden nicht weitergegeben
- Änderungen erfolgen reaktiv und beseitigen nicht die Ursachen, sondern lediglich die Symptome
- Der Erfolg von Prozessänderungen kann nur mit hohem Aufwand gemessen werden
- Starre Abläufe verhindern eine agile, flexible und innovative Arbeitsweise
- Workarounds sind Teil der Unternehmenskultur
Process Mining ermöglicht es Unternehmen aus allen Branchen, diese Probleme anzugehen, ihre Prozesse zu harmonisieren und beispielsweise Durchlaufzeiten, Prozesskosten, Prozessstabilität oder Compliance zu optimieren.
Wie kann Process Mining konkret helfen?
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen schreitet voran. Folglich sollten Prozesse auch digital optimiert werden. Lesen Sie hier, worauf Sie beim Vergleich der Anbieter besonders achten sollten, und welche Vorteile Process Mining per Software bietet:
Transparenz: Das Unternehmen wirklich verstehen
Sinnvolle Änderungsprozesse beginnen mit einem tiefgreifenden Verständnis für das zugrundeliegende Problem. Wenn Sie Ihre Prozesse verbessern möchten, muss der erste Schritt eine intensive Analyse des Ist-Zustandes sein:
- Dokumentieren und visualisieren Sie Ihre Prozesse: Grafische Darstellung statt unstrukturierter Daten und Dokumente
- Vergleichen Sie Soll- und Ist-Zustand
- Datenbasierte Entscheidungen statt Bauchgefühl
- Identifizieren Sie Muster, Anomalien, Ursachen und Wirkung
- Betrachten Sie Ihr Unternehmen aus verschiedenen Perspektiven – intern oder extern (beispielsweise aus der Kundenperspektive) – und gewinnen Sie so neue Erkenntnisse
Unternehmensstrategie umsetzen: Halten Sie Ihre Prozesse tatsächlich ein?
Wenn es um die Konsistenz Ihrer Prozesse (und damit Konsistenz der Ergebnisse) geht, sollten Sie sich nicht auf Vermutungen verlassen. Finden Sie heraus, wie Ihre Prozesse tatsächlich ablaufen! Dabei hilft Ihnen Process Mining. Darüber hinaus zeigt Process Mining Zusammenhänge auf und ermöglicht es Ihnen:
- Strategien strukturiert zu entwickeln, zu simulieren und auszurollen
- Kennzahlen (KPIs) für relevante Geschäftsprozesse zu definieren, zu überwachen und zu bewerten
- Probleme bei der Umsetzung und Ausführung von Prozessen zu erkennen
Prozesseffizienz optimieren: Mehr als Kosten senken
Die (fortlaufende) Optimierung von Prozessen ist das Kernanliegen von Process Mining. Die Software hilft Ihnen dabei Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren und Ihr Unternehmen effizienter zu machen. Dies bedeutet in der Praxis:
- Prozessabweichungen erkennen, Korrekturen vornehmen und Prozesse transformieren
- Prozesseffizienz erhöhen: Interaktive Analytics erkennen Leistungstreiber, unnötige Schritte und Korrelationen zwischen Erfolgsfaktoren
- Kosten, Zeit und manuelle Aufwände sparen
- Engpässe und Schwachstellen identifizieren und beseitigen
- Prozessharmonisierung: Bei Zielkonflikten zwischen Prozessen kann eine Harmonisierung die negativen Effekte minimieren
- Unklare Zuständigkeiten beseitigen
- Kostenoptimierungen durch Outsourcing oder Zusammenfassung von internen Dienstleistungen in zentralen Einheiten aufzeigen (Shared Services)
- Investitionsmöglichkeiten erkennen, etwa wo Automatisierungsaktivitäten (wie Robotic Process Automation) Sinn machen oder Mitarbeiter zusätzliches Training benötigen
Use Cases für Process Mining
Best Practices zum Standard machen
Sie wissen zwar, welche Abteilungen die besten Ergebnisse liefern, aber Sie können diese Best Practices nicht auf andere Bereiche übertragen? Process Mining identifiziert die besten Prozesse und hilft, diese zu reproduzieren.
Wenn alle Ihre Teams fehlerfreie, schnelle Prozesse einhalten, können Sie z.B. ambitionierte SLAs einhalten und sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.
Mitarbeiterzufriedenheit: Bessere Prozesse für höhere Mitarbeiterbindung
Wissen und Know-How sind heute das A und O für den Unternehmenserfolg. Diese Kompetenz möchten Sie in Form Ihrer Mitarbeiter im Unternehmen halten. Process Mining trägt dazu bei durch:
- Die Erhöhung der Prozessqualität: Verkürzen Sie z.B. Freigabeprozesse und ersparen Sie Mitarbeitern Aufwände
- Eine kontinuierliche Verbesserung und Überprüfung der Prozesse signalisiert Ihren Mitarbeitern, dass sich Ihr Unternehmen in die richtige Richtung bewegt
Schnelle Anpassungen an veränderte Marktbedingungen
Process Mining unterstützt Sie dabei, selbst bei einer einschneidenden Veränderung von Marktbedingungen und Kundenanforderungen (etwa aufgrund einer Pandemie) die notwendigen Anpassungen schnell zu durchdenken, ihre Auswirkungen abzuschätzen und Ihre Prozesse adäquat anzupassen.
Compliance vereinfachen
Gesetze und Regeln einzuhalten wird für Unternehmen immer schwieriger und aufwändiger. Auch hier kann Process Mining unterstützen:
- Non-Compliance verhindern: Effiziente Identifizierung von Compliance-Problemen und Einführung von Standardprozessen für Compliance in der gesamten Organisation
- Schnellere Erkennung von Abweichungen von den Compliance-Prozessen in Unternehmensteilen
- Risiken überwachen und Strafen vermeiden
- Unterstützen Sie interne und externe Audits und senken Sie die entsprechenden Kosten und Aufwände
Leichter Start
Viele Process Mining Anbieter setzen darauf, dass Sie direkt mit der Arbeit loslegen können. Die Einstiegshürden sind niedrig:
- Das Process Mining Tool kann direkt in der Cloud genutzt werden
- Prozessoptimierung per grafischen Editor – ganz ohne Programmierkenntnisse und Beratungsleistungen
- Ad-hoc Optimierungen anhand von Datenuploads aus abgegrenzten Prozesse
- Übernahme von Best Practices als Startpunkt der Prozessdokumentation
Einfache Umsetzung von Änderungen
Prozessänderungen können bei vielen Process-Mining-Tools direkt angestoßen, freigegeben und ausgerollt werden. Die betroffenen Mitarbeiter werden sofort über die Veränderungen informiert. Eine grafische Darstellung der Änderungen hilft ihnen, die Verbesserungen zu verstehen.
Kundenzufriedenheit: Customer Experience optimieren
Innovative Unternehmen haben zufriedene Kunden. Mit Process Mining können Unternehmen besser und flexibler auf die Anforderungen ihrer Kunden eingehen und z.B. analysieren, ob die Customer Experience wie gewünscht funktioniert. So lassen sich etwa die Ursachen von Lieferverspätungen aufdecken, die Reaktionszeiten des Kundenservices verringern oder das Kunden-Onboarding drastisch beschleunigen.
Wieso Sie jetzt mit Process Mining starten sollten
Unternehmen sind heute mehr denn je darauf angewiesen, Schwachstellen in ihren Prozessen zu identifizieren und zu verbessern sowie Optimierungspotenziale auszuschöpfen. Process Mining ist in Zeiten von Big Data ein sehr effizienter Weg, um Daten im logischen Kontext mit dem Prozesswissen zu analysieren und Zusammenhänge besser zu verstehen. Unternehmen bietet sich die Chance Ihr Geschäftsprozess-Management digital aufzustellen und Mehrwerte schnell zu heben.